ใช้ Google Workspace ร่วมกับ Email Server ระบบอื่นได้ไหม

Google Workspace ใช้ร่วมกับ Email Server ระบบอื่นได้ไหม ?

  • ระบบ Workspace เป็นระบบ Email ที่พัฒนาโดย Googleโดยมีฟังก์ชั่นการทำงานที่ตอบสนองความสะดวกสบายของผู้ใช้งานได้มากมากเช่น Meet,Docs,Sheet และอื่นๆอีกมากมายรวมทั้งยังมีหน้า Admin ที่มีมากกว่าระบบ Gmail ธรรมดาไม่สามารถดำเนินการจัดการระบบหลังบ้านหรือ Manage User ได้แต่ระบบ Google Workspace สามารถทำได้และระบบ Google Workspace สามารถใช้งานร่วมกับระบบ Email Server ระบบอื่นได้ด้วย โดยจะเรียกระบบดังกล่าวว่า Email Server 2 ระบบ

Google Workspace ใช้ร่วมกับ Email Server  คืออะไร ?

  • Google Workspace ใช้ร่วมกับ Email Server คือการใช้งานระบบ Email Google Workspace รวมกับระบบ Email อื่นๆ ภายในโดเมนเดียวกันโดยการตั้งค่าทางเทคนิคดังกล่าวต้องให้ผู้ให้บริการระบบ Email ดำเนินการโดยมีการตั้งค่า InComing และ Outgoing ดังนี้
  • Incoming Email ขาเข้าทั้งหมดจะถูกวิ่งเข้าที่ระบบ Google Workspace และเมื่อไม่พบ User นั้นใน Google Workspace จะถูกส่งต่อมายังระบบ Cloud Email ซึ่งจะมี Firewall ป้องกันอีกชั้นหนึ่งและ Algorithm ที่ทำให้การรับ Email ภายใน Domain แทบจะ Realtime
  • Outgoing Email ทั้งหมดจะถูกส่งมาที่ Cloud Email และหากพบว่า User ปลายทางอยู่ในระบบ Google Workspace ระบบจะส่ง Email ฉบับนั้นโดยใช้เทคนิค One IP Direction ทำให้กระบวนการนั้นรวดเร็วแบบ Realtime ส่วน Email ที่ส่งออกไปภายนอก Domain จะเป็น Multi IP Delivery

ก่อนย้ายมา Google Workspace 2 ระบบต้องเตรียมอะไรบ้าง ?

  • เตรียมรายชื่อ Email ที่ต้องการย้ายมาระบบ Google Workspace และระบบ Cloud Email Server
  • Backup ข้อมูลโดยการ Add Account แบบ POP3 เพื่อเก็บข้อมูลลงเครื่องผู้ใช้งานก่อนทำการย้ายระบบ Email
  • ตรวจสอบขนาดพื้นที่ Email และขนาดของ Email ก่อนทำการย้าย

วิธีการ Backup ข้อมูลก่อนย้ายระบบ Email

File > Info > Add Account
เลือก Manual setup or additional server types และกด Next
เลือก POP or IMAP จากนั้นกด Next
พิมพ์รายละเอียดของบัญชีอีเมล์
Incoming mail server: pop.(ชื่อโดเมน).com
Outgoing mail server: smtp.(ชื่อโดเมน).com
User Name: (บัญชีอีเมล์)
จากนั้นกดปุ่ม More Settings
ที่แท็บ Outgoing Server เลือก My Outgoing Server (SMTP)…
เลือก Use same settings as my incoming mail server

บทความที่เกี่ยวข้อง

Google Workspace ราคาเท่าไร

Google Workspace 2 ระบบเหมาะกับใคร

ทำไมจึงต้องใช้งาน Google Workspace 2 ระบบ

ราคา Google Workspace 2 ระบบแตกต่างจาก Google Workspace ปกติอย่างไร

Google Workspace 2 ระบบ เหมาะกับผู้ใช้งานแบบใดมากที่สุด

ราคา Google Workspace 2 ระบบแตกต่างจาก Google Workspace ปกติอย่างไร

Google Workspace 2 ระบบ เป็นการใช้งานระบบ Email 2 ระบบภายในโดเมนเดียวกัน โดยแบ่งการใช้งานเป็นระบบ Google workspace 15 User และระบบ Cloud Email Server 20 User ทางเราจะคิดค่าบริการตามจำนวน user ของผู้ใช้งาน

คิดราคาอย่างไร

  • ระบบ Google Workspace สำหรับ Domain ใหม่ไม่เคยใช้งาน ระบบ Google มาก่อน ราคา 1550/U/Y **(กรณีที่เคยใช้งานระบบ Google Workspace อยู่แล้วสามารถ Tranfer Reseller  ราคา 2100/U/Y)**
  • ระบบ Cloud Email Server  20 user ราคาประมาณ 6000/Y
  • รวม 1550 x 15 = 23250/Y + 6000/Y = 29250/Y

ประหยัดค่าใช้งานมากกว่าซื้อระบบ Goolge Workspace อย่างเดียวถึง 25000/Y

ใครเหมาะสมที่จะใช้ Workspace 2 ระบบ

ระบบ Google Workspace 2  ระบบ เป็นระบบที่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีผู้ใช้งานค่อยข้างเยอะแต่อยากใช้งานทั้ง 2 ระบบภายในโดเมนเดียวกันเช่นแบ่งให้ผู้บริหารใช้งาน Google Workspace และพนักงงานทั่วไปที่ใช้งานพื้นที่ไม่มากใช้งานระบบ Cloud Email Server การใช้งานระบบ Goolge Workspace 2 ระบบนี้ยังข่วยประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรต่อปีได้มากเลยทีเดียว

การใช้งานแตกต่างจาก Workspace ปกติอย่างไร

สำหรับ User ที่ถูกกำหนดให้ใช้งานระบบ Google Workspace จะใช้งานผ่าน Gmail แบบเดิมแต่ผู้ใช้งานจะต้อง  Login โดยใช้ User ที่เป็น Email @ บริษัทเท่านั้นเช่น AAa@abc.com แต่ User ที่ทางบริษัทกำหนดให้ใช้งานระบบ Cloud Email Server จะต้อง Login หรือใช้งานผ่าน Webmail ที่ทางผู้ให้บริการกำหนด หรือทั้ง 2  ระบบสามารถ Add Account ลง ใน Outlook โดยทางผู้ให้บริการจะมีการกำหนดค่า Server ดังนี้

การตั้งค่าใน Outlook ระบบ Google Workspace

  1. เข้าหน้าเว็บเมล์ของ gmail>เลือกกด Settings
  2. เลือกหัวข้อ forwarding and POP/IMAP
    1. เลือก Enable POP for all mail
    2. เลือก Enable IMAP
  3. เปิดโปรแกรม Outlook>กด Next
  4. กด Yes>กด Next
  5. เลือกหัวข้อ Manual setup > กด Next
  6. เลือกหัวข้อ Pop หรือ Imap > กด > Next
  7. กรอกข้อมูลของอีเมล์
    1. ใส่ชื่อเซิฟเวอร์ของ gmail
    Incoming mail server : imap.gmail.com
    Outgoing mail server : smtp.gmail.com
    2. เมื่อใส่ข้อมูลครบแล้ว เลือก More Settings
  8. เลือกหัวข้อ Outgoing Server แล้วติ้ก My Outgoing Server (smtp)
  9. จากนั้นให้เลือกหัวข้อ Advancedให้ปรับ Port และ Type เป็นIncoming : 993 , SSL และ Outgoing : 465 , SSL

การตั้งค่า Outlook ระบบ Cloud Email Server

  1. File > Info > Add Account
  2. เลือก Manual setup or additional server types และกด Next
  3. เลือก POP or IMAP จากนั้นกด Next
  4. พิมพ์รายละเอียดของบัญชีอีเมล์
    Incoming mail server: pop.(ชื่อโดเมน).com
    Outgoing mail server: smtp.(ชื่อโดเมน).com
    User Name: (บัญชีอีเมล์)
    จากนั้นกดปุ่ม More Settings
  5. เลือกหัวข้อ Outgoing Server แล้วติ้ก My Outgoing Server (smtp)
  6. เลือกแท็บ Advanced
    Incoming server (POP3) Port: 110 หรือ (IMAP) Port: 143
    Outgoing server Port: 587
    ทำเครื่องหมายที่ Leave a copy of messages on the serverไม่อย่างนั้นข้อความจะถูกดูดลงเครื่องหมดและติ๊กที่ Remove from server after 14 daysเพื่อให้ Inbox บน Server ไม่มีวันเต็มง
  7. คลิกที่ Test Account Settings…
  8. หากตั้งค่าถูกต้อง สถานะจะขึ้นว่า Completed จากนั้นกดปุ่ม Closeและกด Next อีกครั้งจนมีปุ่ม Finish ขึ้นมาให้กด

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

Google Workspace 2 ระบบ เหมาะกับผู้ใช้งานแบบใดมากที่สุด

ระบบ Email Google Workspace 2 ระบบ คืออะไร

เมื่อติด IP ของ DNS ติด Blacklist จะมีผลต่อการส่งอีเมล์หรือไม่ ?

IP ของ Mail Server ติด Blacklist คืออะไร และจะมีผลอย่างไร ?

ทำไมจึงต้องใช้งาน Google Workspace 2 ระบบ

ทำไมจึงต้องใช้งาน Google Workspace 2 ระบบ

เนื่องจากการใช้งานที่คุ้นเคยของผู้ใช้งานผ่านระบบ Gmail แต่ Workspace มีการพัฒนาระบบสำหรับ Email องค์กรโดยใช้เป็น @บริษัทได้และเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการใช้งานระบบ Email บริษัททางผู้เขียนแนะนำระบบ Google Workspace 2 ระบบภายในโดเมนเดียวกันโดยสามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้ User ใดใช้งานระบบ Google Workspace และ User ใดใช้งานระบบ Cloud Email Server

ข้อกังวลเกี่ยวกับWorkspace 2 ระบบ เช่นการส่งข้ามระบบ

เนื่องจาก Workspace 2 ระบบ เป็นการตั้งค่าขั้นสูง ที่ต้องให้ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ email ดำเนินการตั้งค่าใน server ให้สามารถส่งผ่านระบบภายในโดเมนเดียวกันได้ ซึ่งมีหลักการทำงานขาเข้าและขาออกดังนี้

การทำงานขาเข้า (Incoming)

Email ขาเข้าทั้งหมดจะถูกวิ่งเข้าที่ระบบ Google Workspace และเมื่อไม่พบ User นั้นใน Google Workspace จะถูกส่งต่อมายังระบบ Cloud Email ซึ่งจะมี Firewall ป้องกันอีกชั้นหนึ่งและ Algorithm ที่ทำให้การรับ Email ภายใน Domain แบบ Realtime

การทำงานขาออก (Outgoing)

Email ทั้งหมดจะถูกส่งมาที่ Cloud Email และหากพบว่า User ปลายทางอยู่ในระบบ Google Workspace ระบบจะส่ง Email ฉบับนั้นโดยใช้เทคนิค One IP Direction ทำให้กระบวนการนั้นรวดเร็วแบบ Realtime ส่วน Email ที่ส่งออกไปภายนอก Domain จะเป็น Multi IP Delivery

 

เป้าหมายสูงสุดของระบบ Workspace 2 ระบบ คืออะไร

เป้าหมายสูงสุดของระบบ Googlwe Workspace  คือการประหยัดค่าใช้จ่ายในองค์กร รวมไปถึงการได้ใช้ระบบ Email ที่ดีและมีความปลอดภัยด้านการจัดเก็บข้อมูลรวมไปถึงประสิทธิภาพของระบบ email ซึ่งรองรับการใช้งานของ user ทั้งระบบ Google Workspace และระบบ Cloud Email Server ซึ่งทั้ง 2 ระบบมีหน้า admin คอยตรวจสอบและแก้ไขปัญหาเบื้องต้นได้อย่างทันที

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

Google Workspace 2 ระบบ เหมาะกับผู้ใช้งานแบบใดมากที่สุด

ปัญหา Bandwidth ที่ส่งผลต่อการใช้งานของ Mail Server

ระบบ Email Google Workspace 2 ระบบ คืออะไร

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

 

Google Workspace 2 ระบบ เหมาะกับผู้ใช้งานแบบใดมากที่สุด

Workspace 2 ระบบ คืออะไร

Workspace 2 ระบบหรือระบบ Email Server ที่ใช้งาน 2 ระบบภายในโดเมนเดียวกันโดยจะมีระบบ Google Workspace  และระบบ Cloud Email Server ภายใต้โดเมนเดียวกันผู้ใช้งานสามารถกำหนดให้ account ใดอยู่ในระบบ Workspace หรืออยู่ในระบบ Cloud Email Server  ซึ่งทั้ง 2 ระบบนี้จะใช้หน้าจัดการแยกจากกันรวงมถึงการเข้าใช้งานผ่าน Webmail ระบบ Google Workspace จะใช้งานผ่าน Gmail.com ส่วนระบบ Cloud Email Server จะใช้งานผ่าน Webmail ที่ทางบริษัทกำหนด

Workspace 2 ระบบเหมาะสำหรับผู้ใช้แบบใดมากที่สุด

Workspace 2 ระบบเหมาะสำหรับองค์ที่มีผู้ใช้งานหรือ User จำนวนมากแต่ต้องการใช้งานระบบ Email Server Google Workspace แต่เนื่องจากระบบ Google Workspace มีค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงทำให้ Google Workspace 2 ระบบจึงเป็นตัวเลือกแรกสำหรับผู้บริหารองค์กร ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น หากมีผู้ใช้งานในองค์กรมากขึ้นด้วยโดยกำหนดให้ผู้บริหารใช้งานระบบ Google Workspace และผู้ใช้งานทั่วไป(User) ใช้งานระบบ Cloud Email Server

การเลือก Workspace 2 ระบบ ควรเลือกจากอะไร

เนื่องจากระบบ Email Google Workspace มีผู้แทนจำหน่ายหรือ Reseller จำหน่ายในประเทศไทยจำนวนมาก ทำให้การเลือกซื้อหรือเลือกบริการดังกล่าวจากบริการหลังการขายหรือด้านการ Support ลูกค้าเป็นหลักเนื่องจากด้านราคา จะอยู่ในเรทใกล้เคียงกันทุกๆ Reseller  โดยการบริการหลังการขายหรือการ Support ควรมีดังนี้

  • การบริการที่พร้อมแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว
  • การบริการที่หลายช่องทางเช่น โทรศัพท์,Email,Line@,หรือการคุยโต้ตอบผ่าน Chat เป็นต้น
  • เจ้าหน้าที่ควรติดต่อได้ตลอด 24 ชม.ทั้งฝ่ายเทคนิค หรือ การ Support ทั่วไป

Workspace 2 ระบบประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างไร

Workspace 2 ระบบประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่า Workspace เนื่องจากเป็นการใช้งานระบบ cloud Email Server รวมกับระบบ Google Workspace ภายในโดเมนเดียวกันโดยมีเจ้าหน้าที่ช่วยในเรื่องการติดตั้งและ Support ตลอดการใช้งานอย่างรวดเร็ว โดยมีค่าใช้จ่ายดังนี้

หากองค์กรมีพนักงาน 22 คนมีผู้จัดการหรือผู้บริหาร 6 คนโดยแบ่งให้ผู้จัดการหรือผู้บริหารใช้งานระบบ Google Workspace  และให้พนักงานใช้งานระบบ Cloud Email Server

ราคา Cloud Email server 22 User  6600/Y

ราคา Email Google Workspace 6 User 9300/Y

รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด 15900/Y

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

ระบบ Email Google Workspace 2 ระบบ คืออะไร

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

ย้าย Email ที่เข้า Junk เข้า Inbox ถาวรทำได้อย่างไร

เมื่อติด IP ของ DNS ติด Blacklist จะมีผลต่อการส่งอีเมล์หรือไม่ ?

ระบบ Email Google Workspace 2 ระบบ คืออะไร

Google Workspace 2 ระบบคืออะไร

Google workspace 2 ระบบคือระบบ Email Server การใช้งาน 2 ระบบภายในโดเมนเดียวกัน เช่นโดเมน abc.co.th ต้องการใช้งาน Google 2 ระบบโดยมีพนักงานในองค์กร 10 คน การใช้งาน 2 ระบบคือต้องแบ่งผู้ใช้งานระบบ Cloud Email Server 5 User และระบบ Google Workspace 5 User ทั้ง 10 user นี้จะอยู่ภายใต abc.co.th เหมือนกัน โดยการทำงานขาเข้าและขาออกของ Google Workspace 2 ระบบดังนี้

การทำงานขาเข้า (Incoming)

Email ขาเข้าทั้งหมดจะถูกวิ่งเข้าที่ระบบ Google Workspace และเมื่อไม่พบ User นั้นใน Google Workspace จะถูกส่งต่อมายังระบบ Cloud Email Server ซึ่งจะมี Firewall ป้องกันอีกชั้นหนึ่งและ Algorithm ที่ทำให้การรับ Email ภายใน Domain แบบ Realtime

การทำงานขาออก (Outgoing)

Email ทั้งหมดจะถูกส่งมาที่ Cloud Email Server และหากพบว่า User ปลายทางอยู่ในระบบ Google Workspace ระบบจะส่ง Email ฉบับนั้นโดยใช้เทคนิค One IP Direction ทำให้กระบวนการนั้นรวดเร็วแบบ Realtime ส่วน Email ที่ส่งออกไปภายนอก Domain จะเป็น Multi IP Delivery

 

 

ทำไมถึงแนะนำให้ใช้ Google Workspacee 2 ระบบ

เนื่องจากระบบ Google Workspace มาราคาค่อนข้างสูง/account หากองค์กรต้องใช้งานระบบ Email Server เพื่อเป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างธุรกิจหากมีจำนวน User มากจะทำให้มีค่าใช้จ่ายต่อปีสูงเลยทีเดียวทางผู้เขียนจึงแนะนำให้ใช้งานเป็น Google Workspace 2 ระบบโดยแบ่งผู้ใช้งาน User ทั่วไปใช้งานระบบ Cloud Email Server ปกติและผู้บริหารหรือหัวหน้าแผนกใช้งานเป็นระบบ Google Workspace

ค่าใช้จ่ายในการใช้งาน Google Workspace 2 ระบบ

หากองค์กรมีผู้ใช้งานประมาณ 50 User ต้องการแบ่งให้ผู้บริหารใช้งาน Google Workspace 20 User และพนักงานทั่วไป 30 User โดยมีค่าใช้จ่ายดังนี้

ระบบ Google Workspace ราคา 2100/U/Y  20 User ราคา 42000 บาท

ระบบ Cloud Email Server ราคา 9000/Y.    30 User ราคา 9000 บาท

ราคารวม 51000/Y (ราคาถูกกว่า Google Workspace 50 User ปกติราคา 105000/Y )

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

SSD Disk ใน Email Server ช่วยทำให้การใช้งานเร็วขึ้นจริงมั้ย ?

SSD Disk คือ อะไร ?

โดยปกติ Harddisk เมื่อ 5-10 ปีที่แล้วหรือแม้กระทั่งปัจจุบันในบางรุ่น Harddisk จะเป็นประเภทจานหมุน (คล้ายๆกับแผ่น CD หลายๆแผ่นซ้อนๆกันหนาๆ) แต่ในปัจจุบัน Harddisk เปลี่ยนจากจานหมุนมาเป็นลักษณะซิฟหรือวงจรอิเล็กทรอนิกส์แทน (ตามภาพประกอบ) ข้อมูลจาก Kingston (ผู้ผลิต Harddisk ระดับโลก) [*1] รายงานว่า SSD Disk มีความเร็วมากกว่า 10-15 เท่าจาก Harddisk จานหมุนแบบเดิม

 

รูปภาพเปรียบเทียบระหว่าง Harddisk จานหมุนและ SSD Disk Technology

 

SSD ใน Mail Server เพิ่มประสิทธิภาพอย่างไร ?

แน่นอนว่าเมื่อ Mail Server ใช้งาน SSD แทน Harddisk จานหมุนแบบเดิมย่อมส่งผลทำให้การประมวลผลนั้นรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เพราะจริงๆแล้ว Mail Server นั้นต้องทำงานอย่างหนักในบางกระบวนการ เช่น

  • การยืนยันตัวตน (Authorization) 
    ยกตัวอย่างเช่นใน Mail Server 1 เครื่องอาจจะมี User ใช้งานประมาณ 100 – 1,000 Users  ซึ่งกระบวนการยืนยันตัวตนนั้นเกิดขึ้นแทบจะทุกวินาทีและพร้อมๆกัน ดังนั้นกระบวนการอ่าน Harddisk หากทำได้รวดเร็วย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงมากขึ้น
  • การอ่านและเขียนข้อมูล Email ลงใน Disk
    Mail Server มีกระบวนการอ่านเขียนข้อมูล Email ที่รับเข้ามาแทบจะ Realtime และจำนวนมากพร้อมๆกัน ดังนั้นหากเป็น SSD จะทำให้กระบวนการดังกล่าวมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  • การอ่านเขียน Log
    โดยปกติการรับ Email 1 ฉบับจะเกิด Log ขึ้นประมาณ 4 บรรทัดและหากรับ Email พร้อมๆกัน 100 ฉบับย่อมทำให้เกิด Log จำนวนมหาศาลในเพียงเสี้ยววินาที

ประโยชน์ที่คาดไม่ถึงของ SSD ใน Mail Server

ผู้เขียนขอเขียนจากประสบการณ์ทำงานโดยตรงซึ่งมิได้มีแหล่งอ้างอิงใดๆ ถึงประโยชน์ที่คาดไม่ถึงของการใช้ Disk SSD แทน HDD ใน Mail Server ดังนี้

  • ลดการทำงาน CPU
    เมื่อ SSD ทำการอ่านและเขียนข้อมูลได้รวดเร็ว การที่งาน (Task) หรือ Process ต่างๆ ย่อมไม่ต้องติดคอขวดทำให้ CPU นั้นทำงานแล้วเสร็จทันที ซึ่งจากประสบการณ์ทำให้กราฟการทำงานของ CPU ลดลงเป็นอย่างมาก
  • ลดความเสี่ยงในการล่มหรือ Time out
    เมื่อการทำงานภายในเครื่องสามารถทำได้เสร็จสิ้นอย่างทันเวลาและไม่เกิดงานค้างในคิว ทำให้กระบวนการที่หนักๆ นั้นลดลงซึ่งทำให้ความเสี่ยงที่ Mail Server จะล่มน้อยลงมาด้วย

 

ข้อมูลอ้างอิง:
[*1] https://www.kingston.com/th/ssd/benefits-of-ssd

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

Data Center คืออะไร ?

Data Center คือ สถานที่ไว้ Mail Server ซึ่ง Mail Server ก็เหมือนคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งที่อาจจะมีประาสิทธิภาพหรือคงทนมากกว่าคอมพิวเตอร์ตามบ้านแต่โดยรวมนั้นก็คือคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งเท่านั้น ที่ต้องวางไว้ในสถานที่ที่มีอินเตอร์เน็ตความเร็วสูงและมีเสถียรภาพมากกว่าปกติ เช่น มีการควบคุมอุณหภูมิ ไม่ให้เครื่องดับ ซึ่งสถานเหล่านี้มีชื่อเรียกว่า Data Center  ซึ่งมีที่ตั้งอยู่ในทุกประเทศทั่วโลก

Mail Server ควรตั้งไว้ในประเทศใดดี ?

เราปฏิเสธไม่ได้ว่าการที่ Data Center ตั้งไว้ในสถานที่ที่ User ใช้งานยิ่งใกล้ยิ่งเร็ว แต่ในความจริงแล้วการตั้งไว้ในทวีปเดียวกันก็เพียงพอกับความเร็วแล้ว เพราะความเร็วเหล่านี้แทบจะไม่รู้สึกหากมิได้ทดสอบด้วยกระบวนการทางเทคนิค เช่น Ping, Telnet  และ Speed Test  เป็นต้น แต่หากอยู่คนละทวีปอาจจะมีผลต่อการใช้งานหาก ISP (ผู้ให้บริการ Internet) มีปัญหาการเชื่อมต่อระหว่างประเทศ แต่โดยทั่วไปมักไม่ค่อยมีปัญหาในการเชื่อมโยงไปยังทวีปเดียวกันนัก

Mail Server ควรตั้งอยู่ในประเทศที่เป็น Hub ของ Connection ของแต่ละทวีป เพราะในความจริงแล้ว Mail Server มิได้ต้องการความเร็วในการเชื่อมต่อมายัง User เท่านั้น แต่ยังต้องติดต่อไปยัง Server ทั่วโลก ดังนั้นหากตั้งในประเทศที่เป็น Hub ของแต่ละทวีปจะทำให้การสื่อสารนั้นเร็วและเกิดความเสถียรภาพ

หาก Mail Server มีปัญหาด้านการเชื่อมต่อ ?

ยกตัวอย่าง เช่น หาก Mail Server ตั้งอยู่ในประเทศไทยแต่ในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง Data Center นั้นๆอาจจะมีปัญหาการเชื่อมต่อไปยังต่างประเทศ (International Bandwidth) เต็ม แต่การเชื่อมต่อในประเทศยังนิ่งเสถียรอยู่ ผู้ใช้งาน (User) จะสามารถเชื่อมต่อไปยัง Mail Server ได้ แต่จะไม่สามารถรับ Email ใหม่ๆที่ส่งมาจาก Server อื่นๆจากทั่วโลกได้

Hub ของ Data Center ในแต่ละทวีป

จากประสบการณ์ของผู้เขียนซึ่งใช้งาน Data Center มากว่า 10 ปีพบว่า Data Center ที่เหมาะสมในแต่ละทวีปมีดังนี้

  • Asia คือ Singapore, India, Hongkong, Japan (เรียงตามลำดับความนิยม)
  • Europe คือ Netherlands ในความเห็นผู้เขียนหากใช้งานในทวีปยุโรปเท่านั้น การตั้ง Data Center ไว้ในประเทศใดความเร็วในการเชื่อมต่อแทบจะเท่ากันหรือต่างกันไม่มากนัก เนื่องจากอาจจะมีการเชื่อมต่อ Cable ไปยังแต่ละประเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
  • อเมริกา คือ สหรัฐอเมริกา

และมากกว่าการเลือกที่ตั้งของ Mail Server แล้วยังต้องคำนึงถึงเรื่องความเสถียรของ Server ที่ตั้งใน Data Center นั้นๆด้วย เพราะอาจจะไม่มีประโยชน์อะไรเลยหาก Server ตั้งอยู่ในสถานที่ที่ดี แต่ Server เครื่องนั้นมีปัญหาด้าน Hardware หรือ Software เป็นต้น

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

Log ตาม พรบ คอมพิวเตอร์คืออะไร ?

ผู้เขียนขออธิบายเป็นความหมายง่ายๆ ที่เข้าใจง่าย Log ตาม พรบ คอมพิวเตอร์มีหน้าที่คล้ายกับกล้องวงจรปิดที่คอยเก็บภาพของคนที่เดินไปเดินมา เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินก็จะนำภาพในกล้องนั้นมาเป็นหลักฐานหรือใช้ในการสอบสวนหาคนผิดหรือหาเบาะแส ซึ่งบางครั้งภาพจากกล้องอาจจะนำมาซึ่งการจับคนร้ายได้สำเร็จแต่บางครั้งภาพจากกล้องก็ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้เลย เพราะคนร้ายอาจจะพรางตัวหรือเดินหลบกล้องเป็นต้น

Mail Server จะเก็บ Log ตาม พรบ อย่างไร ?

Log ในระบบ Mail Server จะมีหน้าที่จัดเก็บ ประวัติการเข้าออกของทุกคนใน Server และต้องมีการจัดเก็บไม่น้อยกว่า 90 วัน หรือประมาณ 3 เดือนโดยประมาณ โดยผู้เขียนขอแยกรายละเอียดที่ต้องเก็บข้อมูล Log เป็น 2 หัวข้อหลักๆดังนี้

ประวัติการรับส่ง Email

  • หมายเลข WAN IP ของ User ที่ทำการส่งหรือรับ Email
  • Email ผู้ส่ง และ Email ของผู้รับ
  • สถานะการรับส่ง เช่น สำเร็จ ไม่สำเร็จ โดนตีกลับ เป็นต้น
  • หัวข้อของ Email นั้นๆ (Email Subject)
  • วันที่และเวลาในการส่ง Email นั้นๆ

ประวัติการเข้าถึง Email (Access Log)

  • ประเภทการเข้าถึง เช่น IMAP (เช่น จากมือถือ),POP (จากโปรแกรม Email Client เช่น Outlook Thunderbird), Webmail
  • วันเวลาในการเข้าถึง
  • หมายเลข WAN IP ในการเข้าถึง
  • Email ที่เข้าถึง

 

Log นั้นมีประโยชน์มากกว่าการหาตัวคนร้าย

การเก็บ Log ใน  Mail Server นั้นทำให้ใช้งานได้ง่าย ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถเข้าถึงได้รวดเร็วและเป็นความลับหรือมีความปลอดภัยสูง เช่น Admin สามารถตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล Email ได้อย่างรวดเร็ว ย่อมทำให้ Admin สามารถตรวจสอบความผิดปกติได้อย่างทันท่วงที เช่น การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาติ หรือ การเข้าถึงจาก IP ที่ผิดปกติ รวมถึงการรับส่ง Email ที่ผิดปกติไปยังบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาติเป็นต้น ซึ่งอาจจะทำให้ข้อมูลภายในนั้นรั่วไหล

แต่อย่างไรก็ตามจุดประสงค์ของการเก็บ Log นั้นมุ่งเน้นไปยังเพื่อประโยชน์การสอบสวนเข้าเจ้าหน้าที่หรือทีมผู้เชี่ยวชาญ เช่น ในกรณีที่มี Account ใด Account หนึ่งถูก Hack การถามหา Log นั้นจะเป็นสิ่งแรกที่ทีมผู้เชี่ยวชาญหรือเจ้าหน้าที่รัฐเรียกใช้เพื่อการสอบสวน ดังนั้นระบบ Email Server ที่สามารถเรียกดู Log ได้อย่างรวดเร็ว และดูได้ง่ายเป็นระบบ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

 

ปัญหาของการจัดเก็บ Log อย่างไม่เป็นระบบ

Mail Server โดยทั่วไปมักใช้ระบบการจัดเก็บ Log ที่ติดมาพร้อมกับ Server ซึ่งจะเก็บในลักษณะ Hard Log ซึ่งทำให้การเรียกใช้นั้นถูกแปลผลได้ค่อนข้างยาก โดยมีตัวอย่าง Log ดังนี

2022-01-02 16:05:07 1n3wnb-0004Tn-D5 <= a@abc.com H=out8.example.com [123.456.789.10] P=esmtps X=TLSv1.2:ECDHE-RSA-AES256-GCM-SHA384:256 CV=no K S=9583 id=20220102090404.14D02F584D@abc.com T=”subject” from <a@abc.com> for ok@ok.com
2022-01-02 16:05:07 1n3wnb-0004Tn-D5 => ok <ok@ok.com> F=<a@abc.com> R=virtual_user T=virtual_localdelivery S=9714
2022-01-02 16:05:07 1n3wnb-0004Tn-D5 Completed

ซึ่งนี่คือตัวอย่างของ Log เพียงการรับส่งฉบับเดียว ซึ่งหากท่านคิดว่าหากต้องการใช้ Log ในการสืบสวนนั้นต้องใช้ระยะเวลานานแค่ไหนในการแกะ Log ดังนั้นผู้ให้บริการต้องมีระบบให้ตรวจสอบ Log ที่ตรวจสอบได้ง่าย และ Export ด้วยตนเองได้ตลอดเวลา

บทความที่เกี่ยวข้อง

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

ปัญหาที่แท้จริงที่ทำให้ Mail Server ส่ง Email ไม่ถึงปลายทาง

การแนบไฟล์ในการใช้งาน Mail Server ควรเป็นเท่าไหร่ ?

โดยปกติค่าเฉลี่ยทั่วไปการแนบไฟล์ในการส่ง Email ขนาดไฟล์แนบจะอยู่ที่ 20-50 MB ถ้ามีไฟล์แนบเกินขนาดที่กำหนดจะไม่สามารถส่งออกได้เนื่องจากเป็นการป้องกันของระบบ Email Server ทั่วไปแต่ถ้าต้องการส่งจริงๆตั้งให้สามารถแนบไฟล์ส่งมากกว่า 50 MB ทำได้ แต่ปลายทางอาจจะไม่รับและมีข้อความตีกลับมาหาผู้ส่งเพราะกลัวว่าจะทำให้พื้นที่ปลายทางเต็มซึ่งในกรณีนี้หากปลายทางมีการจำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ต้องทำการฝากไฟล์ผ่าน Dorpbox หรือ Google Drive จากนั้นให้ส่งเป็น Link ที่สามารถแชร์ได้ในเนื้อหา Email แทน

ไฟล์แนบนามสกุลใดไม่ควรเปิดหรือต้องระวังในการเปิดอ่าน

  • exe
  • .bin
  • .reg
  • .msi

หากระบบปลายทางจำกัดขนาดไฟล์แนบควรแก้ไขอย่างไร

  • ผู้ใช้งานต้องทำการฝากไฟล์บน Dorpbox หรือ Google Drive จากนั้นให้ส่งเป็น Link ที่สามารถแชร์ได้ในเนื้อหา Email แทนหรือทำการ Zip ไฟล์เพื่อให้ไฟล์แนบมีขนาดเล็กลง

ไฟล์แนบขนาดใหญ่สงผลอย่างไรต่ออพื้นที่ Email

  • เนื่องจากพื้นที่ Email รวมเนื้อหา Email และ ไฟล์แนบที่แนบไปด้วยทำให้หากมีการแนบไฟล์ขนาดใหญ่ไปจะทำให้พื้นที่ Email เต็มเร็วกว่าปกติ

 

คำถามที่พบบ่อย

outlook จำกัดไฟล์แนบขนาดเท่าไร

  • Outlook จะจำกัดขนาดของไฟล์แนบไม่เกิน 30 MB ต่อการส่ง 1 ครั้ง รวมถึงการ Reply และการ Forword Email ด้วย

วิธีการตรวจสอบขนาดไฟล์แนบก่อนทำการส่ง Email

  • การตรวจสอบขนดไฟล์ก่อนที่จะทำการส่ง Email เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาไฟล์แนบเกินขนาดที่ระบบกำหนดหรือเป็นการตีกลับจากระบบปลายทางเนื่องจากไฟล์แนบของต้นทางใหญ่เกินกว่าระบบปลายทางกำหนดและเป็นการตรวจสอบเนื้อหาและไฟล์แนบก่อนทำการส่งเพื่อเป็นการ Recheck ความถูกต้องในการส่ง Email

เลือกไฟล์ที่ต้องการส่ง ทำการคลิกขวา เลือก Properties เพื่อดูขนาดไฟล์

 

แถบ General ไปที่หัวข้อ Size(ขนาด) จะบอกขนาดไฟล์ที่เราต้องการส่งไปยังอีเมล์ผู้รับ

วิธีการแก้ไขเมื่อส่ง Email ที่มีไฟล์แนบแล้วค้าง Outbox

  • ให้ผู้ใช้งานตรวจสอบ Error ว่ามี Errorหรือข้อความตีกลับหรือไม่
  • ให้ตรวจสอบ Port ในการตั้งค่า Outlook ว่ามีการตั้งเป็น 587 แล้วหรือไม่
  • ให้ตรวจสอบเครื่องผู้ใช้งานมี firewall หรือตัวสแกนไวรัสหรือไม่

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

พื้นที่ในการใช้งานนั้นมีความสำคัญในระดับหนึ่ง แต่ในความเห็นของผู้เขียนจากการใช้งาน Email มาอย่างยาวนานพบว่า ไม่จำเป็นต้องมีเยอะมากๆ เพราะว่าหากพื้นที่ยิ่งมากค่าบริการย่อมสูงขึ้นอย่างไม่มีที่สิ้นสุดและไม่สามารถควบคุมได้เลย เพราะในความเป็นจริงแล้วการใช้งานระบบอีเมล์ในองค์กรมีวิธีการมากมายในการบริหารจัดการเนื้อที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมพื้นที่ Email จึงไม่จำเป็นต้องมีเยอะมาก

  • ในความเป็นจริงพนักงานทุกคนไม่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆทุกคน และไม่แทบไม่มีเหตุผลที่ต้องใช้พื้นที่ Email ราคาแพงไปกับข้อมูลที่ไม่มีความสำค้ญองค์กรหลายแห่งใช้ Email เพื่อในการแจ้งข่าวสารเท่านั้น ข้อมูลที่เก่ากว่า 6-12 เดือนแทบไม่มีค่า และสามารถลบออกไปได้อย่างถาวร
  • Email ที่มีความสำคัญพนักงานก็สามารถย้ายไปเก็บไว้ใน Folder ที่ต้องการได้
  • ผู้บริหารหรือฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฏหมายที่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆ เราก็สามารถให้ Account เหล่านี้ใช้พื้นที่เยอะๆได้
  • แต่ผู้เขียนไม่แนะนำอย่างยิ่งที่จะให้ User ใด User หนึ่งขยาย Disk พื้นที่การใช้งานขึ้นไปเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด เพราะนั่นคือค่าบริการที่มากขึ้นจนควบคุมไม่ได้ เพราะการเพิ่มพื้นที่เป็นวิธีที่ง่ายและใช้เวลาน้อยที่สุด ซึ่งอาจจะทำให้พนักงานหลายๆคนติดพฤติกรรมเหล่านั้น แต่อย่าลืมว่านี่คือการแก้ปัญหาที่ต้องมีค่าใช้จ่ายอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าพื้นที่จะมากมหาศาลแค่ไหนอย่างไรวันหนึ่งก็จะต้องเต็ม

ขนาดพื้นที่ในการใช้งาน Email ที่เหมาะสมคือเท่าไหร่ ?

  • หากเป็นพนักงานทั่วไปที่รับเพียงข่าวสารภายในองค์กรหรือไฟล์แนบที่ไม่บ่อยนักควรเป็น 300 – 500 MB ซึ่งคาดว่าจะสามารถอยู่ได้ 1 ปีโดยที่พื้นที่ไม่เต็ม
  • หากพนักงานเหล่านั้นใช้โปรแกรม Outlook หรือ Thunderbird ในการ POP Email จะใช้พื้นที่ไม่เกิน 300-500 MB โดยที่ไม่ต้องเพิ่มหรือบริหารจัดการใดๆ ได้ตลอดการใช้งาน ซึ่งเป็นวิธีที่แนะนำอย่างยิ่ง
  • หากเป็นพนักงานที่ต้องรับส่งไฟล์ Graphic ขนาดใหญ่ๆ เป็นประจำควรจะมีพื้นที่ประมาณ 1-2 GB ซึ่งจะสามารถใช้งานได้ประมาณ 6 เดือนโดยที่ไม่ต้องลบ

Pop กับ Imap คืออะไร สำคัญอย่างไรต่อการใช้งานพื้นที่ Email

  • Pop เป็นการตั้งค่าเก็บข้อมูลไว้ในเครื่อง Computer เหมาะกับการใช้งานอุปกรณ์เดียว
  •  Imap เป็นการตั้งค่าเก็บข้อมูลไว้บน Server เหมาะกับการใช้งานหลายอุปกรณ์

การตั้งค่าสำคัญต่อการบริหารจัดการพื้นที่ Email ด้วยเพราะการตั้งค่าแบบ Pop จะเป็นการเก็บข้อมูลในเครื่องทำให้สามารถป้องกัน Email เต็มได้แต่ไม่เหมาะสำหรับผู้ใช้งานหลายอุปกรณ์เช่น Computer,labtop,smartphone

การจำกัดไฟล์แนบส่วนใหญ่มีขนาดเท่าไร

  • ผู้ให้บริการระบบ Email ทั่วไปจะจำกัดไฟล์แนบขนาด 30 MB – 50 MB

คำถามที่พบบ่อย

การใช้พื้นที่เยอะเสี่ยงอย่างไร

  • การใช้งานพื้นที่เยอะหมายถึงผู้ใช้งานเก็บข้อมูลไว้บน Server กรณีที่ลบ Email ออกจาก Server เพื่อเพิ่มพื้นที่ Email นั้นจะไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้ทำให้เสี่ยงต่อการลำข้อมูลที่สำคัญออกจาก Server ไป วิธีการป้องกัน Email เต็มคือทำการ Add Account แบบ pop เพื่อเก็บข้อมูลบนเครื่องแล้วสามารถตั้งให้ลบออกจาก Server ทุก 14 วันหรือ 30 วันได้เช่นกัน

หากไฟล์แนบเกินขนาดจะแก้ไขอย่างไรให้สามารถส่ง Email ได้

  • หากไฟล์แนบมีขนาดใหญ่เกินว่าระบบกำหนดผู้ใช้งานจะต้องฝากไฟล์บน Google Derive และส่งเป็น link แนบที่เนื้อหา Email เท่านั้นเพราะหากมีการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่เกินกำหนดระบบปลายทางก็จะมีตีกลับมาเช่นกันเพราะปลายทางก็มีการกำหนดขนาดไฟล์แนบขาเข้าของ Sender ไว้ที่ประมาณ 30-50 MB เช่นกัน

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

SSD Disk ใน Email Server ช่วยทำให้การใช้งานเร็วขึ้นจริงมั้ย ?

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?