Email Server คืออะไร?
Email ที่รับเข้าและส่งออกใช้งานในการสื่อสารภายในองค์กรรวมไปถึงการติดต่อสื่อสารภายนอกองค์กรด้วยเช่นกันโดยส่ง Email นั้นจะมีค่า Incoming และ Outgoing ในการตั้งค่า Email Server จะสามารถตั้งค่าได้ดังนี้
- Incoming (POP): pop.domainname
Port :110
Incoming (Imap): imap.domainname
port : 143 - Outgoing : smtp.domainname
port : 587
Email Server มีหน้าที่ทำงานเป็นตัวคอยรับส่งและเก็บข้อมูล ของอีเมล์พนักงานทุกฉบับไว้ในเครื่องซึ่งถือว่า Mail Server มีการทำงานอย่างหนักอยู่ตลอดเวลาหากต้องการย้าย Mail Server ต้องเลือกผู้ให้บริการที่ดีที่สุด
Email Server มีบทบาทอย่างไรต่อองค์กร
Email Server ถือว่าเป็นช่องทางการติดต่อสื่อสารระหว่างธุรกิจอย่างมากเช่นการสั่งซื้อ การยืนยันการสั่งซื้อ รวมไปถึงการแจ้งชำระค่าบริการต่างๆในนามบริษัทซึ่งต้องระวังเรื่องการ Hack ของผู้ไม่หวังดีในการแอบอ้างว่าเป็นผู้ใช้งานในองค์กรหรือแอบอ้างว่าเป็นผู้ติดต่อการซื้อขายและมีการเปลี่ยนเลขที่บัญชีในการโอนเงิน ถือว่าเป็นภัยต่อองค์กรอย่างมาก Email Server ที่ปลอดภัยต่อองค์กรจะขึ้นอยู่กับพฤติกรรมการใช้งานของ User ร่วมด้วยเช่นผู้ใช้งานหมั่น Scan ไวรัสและเปลี่ยน Password อย่างสม่ำเสมอ และตรวจสอบไฟล์แนบที่ไม่ปลอดภัยก่อนทำการเปิดไฟล์แนบ
ขั้นตอนการย้าย Email Server ทำอย่างไร
- Backup ข้อมูลทุก User ก่อนทำการย้าย Mail Server
- ตรวจสอบค่า DNS เดิมว่ามีค่าใดที่ต้องการ Point ใน NS ใหม่หรือไม่ (กรณีที่ต้องการเปลี่ยนค่า NS)
- กำหนดรายชื่อ Email ให้ผู้บริการ Email Server ใหม่
- กำหนดวันและเวลาในการเปลี่ยน Email Server
- เปลี่ยนค่าใน DNS เช่นเปลี่ยน MX,Cname,TXT หรือเปลี่ยน NS ใหม่
การย้าย Email Server กระทบต่อกลุ่มใดมากที่สุด
การย้าย Email Server กระทบต่อผู้ใช้งานหรือ User มากที่สุดเพราะการเปลี่ยนค่า DNS นั้นจะทำให้ระบบ Email ไม่สามารถใช้งานได้ทันที ซึ่งถือว่าการกำหนดวันและเวลาในการเปลี่ยนค่าระบบ Email หรือ DNS นั้นสำคัญอย่างมากเพราะการรอค่า DNS Updateขึ้นอยู่กับ Internet ของผู้ใช้งานโดยปกติทั่วไปจะใช้ระยะเวลาในการ Update DNS ประมาณ 3-5 ชั่วโมง โดยทางผู้ให้บริการจะย้ำลูกค้าเสมอในการย้ายระบบ Email Server นั้นต้องย้ายในช่วงระยะเวลาที่มีผู้ใช้งานน้อยที่สุดเพื่อไม่ให้ส่งผลกระทบต่อผู้ใช้งาน
คำถามที่เกี่ยวข้อง
วิธีการย้ายโดเมน .com และ .co.th
วิธีการย้ายโดเมน .com สามารถดำเนินการได้เลยโดยไม่ต้องมีเอกสารใดๆ แต่ลูกค้าต้องประสานงานกับผู้ให้บริการรายเก่าเพื่อขอข้อมูลในการย้ายโดเมน .com ดังนี้
- Auz code ของโดเมน
- เปลี่ยนสถานะโดเมน เป็น active/OK
- โดเมนต้องไม่หมดอายุ
- ให้ registrant email กด Approve เมื่อดำเนินการย้ายโดเมนแล้ว
วิธีการย้ายโดเมน .co.th จะต้องใช้เอกสารในการย้ายผู้ดูแลโดเมนทางผู้ให้บริการรายใหม่จะส่งเอกสารให้ลูกค้ากรอกและประทับตาบริษัท และส่งให้บริการจะดำเนินการย้ายโดเมนให้ดังนี้
- ผู้ให้บริการจะส่งเอกสารที่ประทับตาบริษัทให้ทาง THnic ผู้รับจดโดเมน .co.th ทั่วประเทศ
- ทาง THnic จะดำเนินการโดเมนตามเอกสารแจ้งเข้าระบบผู้ให้บริการใหม่
- จากนั้นผู้ให้บริการกดรับโดเมนตามเอกสาร ถือว่าเป็นการย้ายโดเมน .co.th เสร็จสมบรูณ์
ความกังวลด้านการตั้งค่า DNS ในการย้าย Email Server
เนื่องจากลูกค้าส่วนใหญ่กังวลเรื่องการตั้งค่า DNS อย่างมากเพราะหากมีการตั้งค่าผิดพลาดไปจะส่งผลกระทบต่อผู้ใช้งานทันทีโดยผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะแนะนำให้ลูกค้าส่งหน้าจัดการDomain มาให้ผู้บริการเปลี่ยนค่าให้แทนโดยค่าที่เปลี่ยนระบบ Email Server นั้นจะมี 3 ค่า คือ MX,Cname,TXT การเปลี่ยนค่าดังกล่าวนี้ต้องตรวจสอบว่าลูกค้ามีการใช้งาน Website หรือไม่ หากมีการใช้งานให้เปลี่ยนค่าดังกล่าวได้เลย แต่หากไม่มีการใช้งานทางผู้ให้บริการจะแนะนำให้ลูกค้าเปลี่ยนเป็นค่า NS ซึ่งจะทำให้การจัดการด้าน DNS ง่ายต่อผู้ให้บริการและป้องกันกันล่มของระบบ Email ด้วย เพราะลูกค้าส่วนใหญ่ที่เปลี่ยนค่า MX,Cname,TXT หากมีการเปลี่ยนค่า NS ไปแต่ไม่ได้นำค่าระบบ Email ไป point ใน NS ใหม่จะทำให้ระบบ Email ล่มซึ่งต้องรอ DNS Update 1-3 ชม.ทำให้การติดต่อสื่อสารขาดหายไปในการดำเนินธุรกิจส่งผลกระทบอย่างมาก
บทความที่เกี่ยวข้อง
การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?
SSD Disk ใน Email Server ช่วยทำให้การใช้งานเร็วขึ้นจริงมั้ย ?
Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน
พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?
เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง