เราจะเริ่มต้นใช้งาน Email Server อย่างไร ?

สำหรับองค์กรที่ไม่เคยเริ่มใช้งาน Email @yourdomain มักจะไม่มีความเข้าใจว่าหากเราต้องการเริ่มที่จะใช้งานเราต้องทำอย่างไร ผู้เขียนขอแนะนำแนวทางในการเริ่มต้นดังนี้

  1. คิดชื่อ Domain ที่ต้องการใช้ เช่น บริษัทของคุณชื่อ Abc Co., Ltd. คุณอาจจะใช้ชื่อ abc.co.th หรือ abc.com โดยทั่วไปแล้ว Domain ที่ชื่อสั้นๆมักจะมีคนใช้งานไปแล้ว แต่อย่างไรผู้เขียนก็แนะนำว่าคุณควรคิดชื่อไว้สัก 2-3 Domain และก็ควรจะเป็นชื่อที่สั้นที่สุดเท่าที่ทำได้ เช่น เป็นชื่อย่อองค์กร เป็นต้น แต่หากชื่อสั้นๆทั้งหมดนั้นมีผู้อื่นจดไปแล้วจริงๆ อาจจะใช้ชื่อที่มีความหมายที่ผู้คนทั่วไปสะกดได้ เพราะมันจะติดตัวองค์กรของคุณตลอดไป
  2. เริ่มหากผู้ให้บริการ Mail Server โดยทั่วไปในขณะนี้หากเป็นระบบในระดับสากลจะมีชื่อระบบดังนี้ เช่น Google Workspace (Gsuite) ซึ่งพัฒนาโดย Google และ Office365 โดย Microsoft ซึ่งจุดเด่นในระบบเหล่านี้จะมี Function การใช้งานที่ครบถ้วน เช่น ระบบ Vdo Call หรือการจัดการจัดการเอกสาร เป็นต้น แต่หากองค์กรของท่านต้องการใช้งานระบบ Email เท่านั้น ผู้เขียนอาจจะแนะนำเป็นระบบ Cloud Email Server ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายที่ถูกมากกว่าพอสมควร และทีมผู้พัฒนามักเป็นนิติบุคคลท้องถิ่นในประเทศนั้นๆแต่หากคุณเป็นองค์ขนาดใหญ่พนักงานบางคนอาจจะต้องการใช้งานระบบ Google Workspace (Gsuite) แต่ก็อาจจะมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงหากใช้งานพร้อมๆกันหลายร้อยคน ซึ่งปัจจุบันมีระบบทางเลือก โดยการนำระบบ Mail Server ทั่วไปใช้งานร่วมกับ Google Workspace (Gsuite) หรือใช้งาน Email 2 ระบบภายใต้ Domain เดียวกัน ซึ่งในทางเทคนิค ชื่อสินค้าลักษณะนี้ชื่อว่า  Google Workspace Hybrid เป็นต้น แต่ต้องมั่นใจว่าผู้ให้บริการเหล่านั้นสามารถผูก 2 ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

แล้วฉันจะใช้ Email Server ที่ไหนดี

แน่นอนว่าสำหรับบุคคลที่ไม่มีทักษะด้าน IT มากนัก อาจจะไม่มีทางทราบได้เลยว่าเราจะเลือกผู้ให้บริการเจ้าไหนดีนอกจากดูภาพโฆษณา ผู้บริหารบางท่านยังแทบไม่เข้าใจข้อมูลทางเทคนิคด้วยซ้ำยกเว้นข้อมูลสำคัญ เช่น มีพื้นที่ให้ใช้เท่าไหร่ เป็นต้น แต่จริงๆแล้วการเลือกให้ผู้ให้บริการนั้นสำคัญมากๆ โดยมีแนวทางการเลือกผู้ให้บริการดังนี้

  1. การบริการหลังการขาย คุณควรลองโทรหรือติดต่อไปยังผู้ให้บริการนั้นหลายๆครั้งก่อนการตัดสินใจ เพื่อให้แน่ใจว่ามีทีมงานคอยช่วยเหลือคุณอย่างรวดเร็วและมีความรู้เหล่านั้นที่พร้อมให้บริการจริงๆ มิใช่เพียงแต่รับเรื่องไว้ และหากก่อนที่คุณสั่งซื้อผู้ให้บริการเหล่านั้นไม่สามารถให้ข้อมูลให้คุณได้อย่างรวดเร็ว ก็เป็นไปไม่ได้เลยที่หลังจากซื้อบริการแล้วเค้าจะช่วยเหลือคุณได้อย่างรวดเร็ว
  2. ผู้ให้บริการมีความรู้ในสินค้า Email Server จริงๆ มีหลายๆผู้ให้บริการที่ขายสินค้าจำนวนมาก ซึ่งในความเห็นของผู้เขียนนั้นแทบเป็นไปไม่ได้เลยที่ผู้ให้บริการนั้นๆ จะมีความเชี่ยวชาญในการให้บริการจริงๆ เนื่องจากระบบดังกล่าวเป็นระบบที่มีความซับซ้อนสูงมาก ต้องใช้ประสบการณ์และทีมงานที่มีความสามารถ
  3. ระบบนั้นมีประสิทธิภาพจริงๆ หรืออย่างน้อยควรมีหน่วยงานต่างๆใช้งานอยู่ หรือ ผู้ให้บริการนั้นมีความมั่นคง เพราะคุณคงไม่อยากใช้ๆระบบอยู่แล้วผู้ให้บริการนั้นปิดให้บริการไป
  4. ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ให้ช่วยเลือกผู้ให้บริการ เพราะผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ย่อมมีมุมมองและประสบการณ์ที่มากกว่าอย่างแน่นอน หรือลองสอบถามบริษัทอื่นๆว่าใช้งานที่ใดอยู่

บทความล่าสุด

  • หนังสือรับรอง ISO 27001 เกี่ยวข้องอย่างไรกับผู้ให้บริการ Email Server

    หนังสือรับรอง ISO 27001 เกี่ยวข้องอย่างไรกับผู้ให้บริการ Email Server

    หนังสือรับรอง ISO 27001 คืออะไร หนังสือรับรอง ISO 27001 หรือ  International Organization for Standardization เป็นมาตราฐานที่ทั่วโลกยอมรับในการรับรองความปลอดภัย ซึ่ง ISO 27001 หรือ information security management systems เป็นการรับรองความปลอดภัยของข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆที่เกี่ยวกับระบบ IT เพื่อเป็นการบ่งบอกว่าข้อมูลสารสนเทศนั้นจะปลอดภัยและได้รับการปกป้องข้อมูลจากผู้ให้บริการอย่างดีเพื่อป้องกันการโจรกรรมข้อมูลและเสี่ยงต่อการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับขององค์กร เป็นต้น หนังสือรับรอง ISO 27001 ไม่มีได้ไหม เนื่องจากหนังสือรับรอง ISO 27001 บริษัทที่ให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสารสนเทศทุกรูปแบบ เช่น ผู้ให้บริการ Email Server จำเป็นต้องมีเอกสารดังกล่าวเนื่องจากเป็นมาตราฐานที่ได้รับความนิยมในระดับโลกซึ่งถือว่าเอกสารดังกล่าวสำคัญไม่มี ไม่ได้เนื่องจากเอกสารนี้ทางธนาคารจะขอเอกสารจากลูกค้าผู้รับบริการว่าคุณใช้งาน Email Server ที่มีการเก็บข้อมูลสารสนเทศของบริษัทไว้มีความปลอดภัยต่อข้อมูลและองค์กรและได้รับมาตราฐาน ISO 27001 หรือไม่ หนังสือรับรอง ISO 27001 เกี่ยวข้องอย่างไรกับ Email Server บริษัทผู้ให้บริการระบบ Email Server ที่ได้รับเอกสาร…Read More »

บทความเกี่ยวกับการเริ่มต้นและย้ายผู้ให้บริการ Mail Server