พื้นที่ในการใช้งานนั้นมีความสำคัญในระดับหนึ่ง แต่ในความเห็นของผู้เขียนจากการใช้งาน Email มาอย่างยาวนานพบว่า ไม่จำเป็นต้องมีเยอะมากๆ เพราะว่าหากพื้นที่ยิ่งมากค่าบริการย่อมสูงขึ้นอย่างไม่มีที่สิ้นสุดและไม่สามารถควบคุมได้เลย เพราะในความเป็นจริงแล้วการใช้งานระบบอีเมล์ในองค์กรมีวิธีการมากมายในการบริหารจัดการเนื้อที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทำไมพื้นที่ Email จึงไม่จำเป็นต้องมีเยอะมาก
- ในความเป็นจริงพนักงานทุกคนไม่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆทุกคน และไม่แทบไม่มีเหตุผลที่ต้องใช้พื้นที่ Email ราคาแพงไปกับข้อมูลที่ไม่มีความสำค้ญองค์กรหลายแห่งใช้ Email เพื่อในการแจ้งข่าวสารเท่านั้น ข้อมูลที่เก่ากว่า 6-12 เดือนแทบไม่มีค่า และสามารถลบออกไปได้อย่างถาวร
- Email ที่มีความสำคัญพนักงานก็สามารถย้ายไปเก็บไว้ใน Folder ที่ต้องการได้
- ผู้บริหารหรือฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฏหมายที่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆ เราก็สามารถให้ Account เหล่านี้ใช้พื้นที่เยอะๆได้
- แต่ผู้เขียนไม่แนะนำอย่างยิ่งที่จะให้ User ใด User หนึ่งขยาย Disk พื้นที่การใช้งานขึ้นไปเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด เพราะนั่นคือค่าบริการที่มากขึ้นจนควบคุมไม่ได้ เพราะการเพิ่มพื้นที่เป็นวิธีที่ง่ายและใช้เวลาน้อยที่สุด ซึ่งอาจจะทำให้พนักงานหลายๆคนติดพฤติกรรมเหล่านั้น แต่อย่าลืมว่านี่คือการแก้ปัญหาที่ต้องมีค่าใช้จ่ายอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าพื้นที่จะมากมหาศาลแค่ไหนอย่างไรวันหนึ่งก็จะต้องเต็ม
ขนาดพื้นที่ในการใช้งาน Email ที่เหมาะสมคือเท่าไหร่ ?
- หากเป็นพนักงานทั่วไปที่รับเพียงข่าวสารภายในองค์กรหรือไฟล์แนบที่ไม่บ่อยนักควรเป็น 300 – 500 MB ซึ่งคาดว่าจะสามารถอยู่ได้ 1 ปีโดยที่พื้นที่ไม่เต็ม
- หากพนักงานเหล่านั้นใช้โปรแกรม Outlook หรือ Thunderbird ในการ POP Email จะใช้พื้นที่ไม่เกิน 300-500 MB โดยที่ไม่ต้องเพิ่มหรือบริหารจัดการใดๆ ได้ตลอดการใช้งาน ซึ่งเป็นวิธีที่แนะนำอย่างยิ่ง
- หากเป็นพนักงานที่ต้องรับส่งไฟล์ Graphic ขนาดใหญ่ๆ เป็นประจำควรจะมีพื้นที่ประมาณ 1-2 GB ซึ่งจะสามารถใช้งานได้ประมาณ 6 เดือนโดยที่ไม่ต้องลบ
Pop กับ Imap คืออะไร สำคัญอย่างไรต่อการใช้งานพื้นที่ Email
- Pop เป็นการตั้งค่าเก็บข้อมูลไว้ในเครื่อง Computer เหมาะกับการใช้งานอุปกรณ์เดียว
- Imap เป็นการตั้งค่าเก็บข้อมูลไว้บน Server เหมาะกับการใช้งานหลายอุปกรณ์
การตั้งค่าสำคัญต่อการบริหารจัดการพื้นที่ Email ด้วยเพราะการตั้งค่าแบบ Pop จะเป็นการเก็บข้อมูลในเครื่องทำให้สามารถป้องกัน Email เต็มได้แต่ไม่เหมาะสำหรับผู้ใช้งานหลายอุปกรณ์เช่น Computer,labtop,smartphone
การจำกัดไฟล์แนบส่วนใหญ่มีขนาดเท่าไร
- ผู้ให้บริการระบบ Email ทั่วไปจะจำกัดไฟล์แนบขนาด 30 MB – 50 MB
คำถามที่พบบ่อย
การใช้พื้นที่เยอะเสี่ยงอย่างไร
- การใช้งานพื้นที่เยอะหมายถึงผู้ใช้งานเก็บข้อมูลไว้บน Server กรณีที่ลบ Email ออกจาก Server เพื่อเพิ่มพื้นที่ Email นั้นจะไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้ทำให้เสี่ยงต่อการลำข้อมูลที่สำคัญออกจาก Server ไป วิธีการป้องกัน Email เต็มคือทำการ Add Account แบบ pop เพื่อเก็บข้อมูลบนเครื่องแล้วสามารถตั้งให้ลบออกจาก Server ทุก 14 วันหรือ 30 วันได้เช่นกัน
หากไฟล์แนบเกินขนาดจะแก้ไขอย่างไรให้สามารถส่ง Email ได้
- หากไฟล์แนบมีขนาดใหญ่เกินว่าระบบกำหนดผู้ใช้งานจะต้องฝากไฟล์บน Google Derive และส่งเป็น link แนบที่เนื้อหา Email เท่านั้นเพราะหากมีการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่เกินกำหนดระบบปลายทางก็จะมีตีกลับมาเช่นกันเพราะปลายทางก็มีการกำหนดขนาดไฟล์แนบขาเข้าของ Sender ไว้ที่ประมาณ 30-50 MB เช่นกัน
บทความที่เกี่ยวข้อง
Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน
หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?
SSD Disk ใน Email Server ช่วยทำให้การใช้งานเร็วขึ้นจริงมั้ย ?
เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง
การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?