เราจะเริ่มต้นใช้งาน Email Server อย่างไร ?

สำหรับองค์กรที่ไม่เคยเริ่มใช้งาน Email @yourdomain มักจะไม่มีความเข้าใจว่าหากเราต้องการเริ่มที่จะใช้งานเราต้องทำอย่างไร ผู้เขียนขอแนะนำแนวทางในการเริ่มต้นดังนี้

1. คิดชื่อ Domain ที่ต้องการใช้ เช่น บริษัทของคุณชื่อ Abc Co., Ltd. คุณอาจจะใช้ชื่อ abc.co.th หรือ abc.com โดยทั่วไปแล้ว Domain ที่ชื่อสั้นๆมักจะมีคนใช้งานไปแล้ว แต่อย่างไรผู้เขียนก็แนะนำว่าคุณควรคิดชื่อไว้สัก 2-3 Domain และก็ควรจะเป็นชื่อที่สั้นที่สุดเท่าที่ทำได้ เช่น เป็นชื่อย่อองค์กร เป็นต้น แต่หากชื่อสั้นๆทั้งหมดนั้นมีผู้อื่นจดไปแล้วจริงๆ อาจจะใช้ชื่อที่มีความหมายที่ผู้คนทั่วไปสะกดได้ เพราะมันจะติดตัวองค์กรของคุณตลอดไป
2. เริ่มหากผู้ให้บริการ Mail Server โดยทั่วไปในขณะนี้หากเป็นระบบในระดับสากลจะมีชื่อระบบดังนี้ เช่น Google Workspace (Gsuite) ซึ่งพัฒนาโดย Google และ Office365 โดย Microsoft ซึ่งจุดเด่นในระบบเหล่านี้จะมี Function การใช้งานที่ครบถ้วน เช่น ระบบ Vdo Call หรือการจัดการจัดการเอกสาร เป็นต้น แต่หากองค์กรของท่านต้องการใช้งานระบบ Email เท่านั้น ผู้เขียนอาจจะแนะนำเป็นระบบ Cloud Email Server ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายที่ถูกมากกว่าพอสมควร และทีมผู้พัฒนามักเป็นนิติบุคคลท้องถิ่นในประเทศนั้นๆแต่หากคุณเป็นองค์ขนาดใหญ่พนักงานบางคนอาจจะต้องการใช้งานระบบ Google Workspace (Gsuite) แต่ก็อาจจะมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงหากใช้งานพร้อมๆกันหลายร้อยคน ซึ่งปัจจุบันมีระบบทางเลือก โดยการนำระบบ Mail Server ทั่วไปใช้งานร่วมกับ Google Workspace (Gsuite) หรือใช้งาน Email 2 ระบบภายใต้ Domain เดียวกัน ซึ่งในทางเทคนิค ชื่อสินค้าลักษณะนี้ชื่อว่า  Google Workspace Hybrid เป็นต้น แต่ต้องมั่นใจว่าผู้ให้บริการเหล่านั้นสามารถผูก 2 ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แล้วฉันจะใช้ Email Server ที่ไหนดี

แน่นอนว่าสำหรับบุคคลที่ไม่มีทักษะด้าน IT มากนัก อาจจะไม่มีทางทราบได้เลยว่าเราจะเลือกผู้ให้บริการเจ้าไหนดีนอกจากดูภาพโฆษณา ผู้บริหารบางท่านยังแทบไม่เข้าใจข้อมูลทางเทคนิคด้วยซ้ำยกเว้นข้อมูลสำคัญ เช่น มีพื้นที่ให้ใช้เท่าไหร่ เป็นต้น แต่จริงๆแล้วการเลือกให้ผู้ให้บริการนั้นสำคัญมากๆ โดยมีแนวทางการเลือกผู้ให้บริการดังนี้

1. การบริการหลังการขาย คุณควรลองโทรหรือติดต่อไปยังผู้ให้บริการนั้นหลายๆครั้งก่อนการตัดสินใจ เพื่อให้แน่ใจว่ามีทีมงานคอยช่วยเหลือคุณอย่างรวดเร็วและมีความรู้เหล่านั้นที่พร้อมให้บริการจริงๆ มิใช่เพียงแต่รับเรื่องไว้ และหากก่อนที่คุณสั่งซื้อผู้ให้บริการเหล่านั้นไม่สามารถให้ข้อมูลให้คุณได้อย่างรวดเร็ว ก็เป็นไปไม่ได้เลยที่หลังจากซื้อบริการแล้วเค้าจะช่วยเหลือคุณได้อย่างรวดเร็ว
2. ผู้ให้บริการมีความรู้ในสินค้า Email Server จริงๆ มีหลายๆผู้ให้บริการที่ขายสินค้าจำนวนมาก ซึ่งในความเห็นของผู้เขียนนั้นแทบเป็นไปไม่ได้เลยที่ผู้ให้บริการนั้นๆ จะมีความเชี่ยวชาญในการให้บริการจริงๆ เนื่องจากระบบดังกล่าวเป็นระบบที่มีความซับซ้อนสูงมาก ต้องใช้ประสบการณ์และทีมงานที่มีความสามารถ
3. ระบบนั้นมีประสิทธิภาพจริงๆ หรืออย่างน้อยควรมีหน่วยงานต่างๆใช้งานอยู่ หรือ ผู้ให้บริการนั้นมีความมั่นคง เพราะคุณคงไม่อยากใช้ๆระบบอยู่แล้วผู้ให้บริการนั้นปิดให้บริการไป
4. ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ให้ช่วยเลือกผู้ให้บริการ เพราะผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ย่อมมีมุมมองและประสบการณ์ที่มากกว่าอย่างแน่นอน หรือลองสอบถามบริษัทอื่นๆว่าใช้งานที่ใดอยู่