App ที่นิยมใช้เช็ค Email บนมือถือและ ipad

เนื่องจากผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบเช็ค Email ผ่าน Smart phone ได้แล้วซึ่งถือว่าสะดวกต่อการใช้งานของ User เป็นอย่างมากเนื่องจากไม่ต้องตรวจสอบผ่านคอมพิวเตอร์อย่างเดียวทำให้ประหยัดเวลาในการสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็วมากขึ้นส่วนใหญ่การใช้งานบนมือถือเพื่อตรวจสอบโต้ตอบ Email กลับไปมาเท่านั้น

App ที่นิยมใช้เช็ค Email คืออะไร

  • App Mail คือโปรแกรมที่ติดมากับเครื่อง Mac ซึ่งผู้ใช้งานส่วนใหญ่จะนิยมใช้งาน Email@บริษัทผ่าน App Mail เป็นหลัก
  • Outlook คือโปรแกรมที่ผู้ใช้งานระบบ Email Server นิยมใช้เพื่อตรวจสอบหรือรับส่ง Email โดยสามารถตั้งค่าผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์หรือ Outlook ในมือถือได้เช่นกัน
  • Gmail คือโปรแกรมที่ตรวจสอบระบบ Email@องค์กรที่นิยมใช้งานผ่านอุปกรณ์แอนดรอยด์(Android) ซึ่งสามารถเช็ค Email ผ่าน App Gmail ได้หรือกรณีที่ใช้งานระบบ Google Workspace ผู้ใช้งานก็สามารถ Add Account เพื่อเช็ค Email ผ่านอุปกรณ์มือถือได้เช่นกัน

fNImap คืออะไร สำคัญอย่างไรต่อการเช็ค Email ผ่านมือถือ

  • Imap เป็น Type ของการ Add email ซึ่งหากผู้ใช้งานใช้งานผ่าน มือถือต้อง Add account แบบ Imap เนื่องจากการใช้งานแบบ Imap นั้นเป็นการเก็บข้อมูลไว้บน Server Email และทำการSync ข้อมูลบน Server นั้นมาแสดงเท่านั้น

ทำไมในมือถือต้องเลือก Type Imap

  • เนื่องจากพื้นที่ในเครื่องมือถือมีพื้นที่ค่อนข้างน้อยกว่าในเครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไปจะไม่นิมยมเก็บข้อมูล Email ไว้ในมือถือจึงต้องทำการ Add Account Imap แทนเพื่อเป็นการ  Sync ข้อมูลจาก Server Email มาแสดงในอุปกรณ์มือถือเท่านั้น

คำถามที่พบบ่อย

พื้นที่ Email เต็มไวเพราะอะไร จะแก้ไขอย่างไร

  • กรณีที่พื้นที่ Email เต็มไวเพราะผู้ใช้งานมีการใช้งานแบบ Imap โดยเก็บข้อมูลไว้บนเซริฟเวอร์อีเมล (Email Server) ซึ่งพื้นที่ Email จะรวมเนื้อหา Email และไฟล์แนบในการรับส่งด้วยเช่นกัน
  • วิธีการแก้ไข ผู้ใช้งานต้องตั้งค่าให้เก็บข้อมูลลงเครื่องโดย Add Account แบบ Pop แล้วตั้งให้ค้างใน Server  14 วันหรือ 30 วันตามข้อมูลที่ผู้ใช้งานต้องการให้เห็นในมือถือหรือทำการลบ Email ที่ไม่ได้ใช้งานหรือ Email Spam ออกจาก Email อย่างสม่ำเสมอเพื่อป้องกันพื้นที่ Email เต็ม

หากพื้นที่ Email เต็มต้องไปลบที่ไหน

  • ผู้ใช้งานต้องเข้าไปลบผ่าน Webmail เท่านั้นเนื่องจาก Webmail จะเป็นหน้าการติดต่อกับทาง Server โดยตรงซึ่งหากลบผ่าน Outlook หรือโปรแกรมอื่นจะ Sync ข้อมูลช้ากว่า Webmail

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

การใช้งาน Email บนมือถือจะทำให้พื้นที่มือถือเต็มมั้ย ?

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

Outlook คืออะไร

  • Outlook คือ Cl เป็นโปรแกรม Email Client หรือ โปรแกรมช่วยเช็คเมล์ ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ถูกจัดขึ้นมาเพื่อสำหรับการใช้งานบนระบบอีเมล์เซิฟเวอร์และพัฒนาโดยบริษัท Microsoft มีการใช้งานมากในตาม office ทั่วไป มีการจัดเก็บข้อมูลที่ดี ใช้งานง่าย จัดการบัญชีผู้ใช้งานสะดวก มีความเสถียรในการทำงาน

Outlook Add account อย่างไร

File > Info > Add Account
เลือก Manual setup or additional server types และกด Next
เลือก POP or IMAP จากนั้นกด Next
พิมพ์รายละเอียดของบัญชีอีเมล์
Incoming mail server: pop.(ชื่อโดเมน).com
Outgoing mail server: smtp.(ชื่อโดเมน).com
User Name: (บัญชีอีเมล์)
จากนั้นกดปุ่ม More Settings
ที่แท็บ Outgoing Server เลือก My Outgoing Server (SMTP)…
เลือก Use same settings as my incoming mail server
แท็บ Advanced
Incoming server (POP3) Port: 110 หรือ (IMAP) Port: 143
Outgoing server Port: 587
ทำเครื่องหมายที่ Leave a copy of messages on the server
ไม่อย่างนั้นข้อความจะถูกดูดลงเครื่องหมด
และติ๊กที่  Remove from server after 14 days
เพื่อให้ Inbox บน Server ไม่มีวันเต็ม
คลิกที่ Test Account Settings…
หากตั้งค่าถูกต้อง สถานะจะขึ้นว่า Completed จากนั้นกดปุ่ม Close
และกด Next อีกครั้งจนมีปุ่ม Finish ขึ้นมาให้กด

ทำไมผู้ใช้งานถึงเลือกใช้ Outlook มากกว่า

  • มันมีการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมล์เข้ามายังกล่องจดหมายของคุณอย่างรวดเร็ว Real Time ทำให้ผู้ใช้งาน Email จะไม่พลาดการตอบกลับจากผู้ส่ง
  • สามารถเชื่อมต่อการส่งอีเมล์ในองค์กรได้ โดยไม่ต้องต่อ Internet
  • สามารถกำหนดการบันทึกการสนทนาอัตโนมัติ
  • สามารถจัดเก็บรายละเอียดเพิ่มเติมได้เช่น บริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว หรือข้อมูลต่างๆที่จำเป็นต่อการบันทึกจดจำ
  • ไวรัส ซึ่ง Fire Wall ของระบบ Windows สามารถกำจัดและกักไว้รัสได้เพราะ ไวรัสไม่สามารถที่จะทำงานบน Microsoft Outlook ได้

บทความที่เกี่ยวข้อง

การตั้งลายเซ็นต์หรือคำลงท้าย Email บนโปรแกรม Outlook

คำแนะนำการตั้งค่าบน Outlook ให้ประหยัดพื้นที่บน Mail Server และมีประสิทธิภาพ

ทำไมการใช้ Email บน Outlook ถึงนิยมตั้งเป็น POP

การใช้งาน Email บนมือถือใช้อินเตอร์เน็ตหรือ 3G เยอะแค่ไหน

App ที่นิยมใช้เช็ค Email บนมือถือและ ipad

จะเกิดผลเสียอย่างไรหาก Mail Server ไม่มีการเก็บ Log

Log คือ กล้องวงจรปิดในระบบ Mail Server

หากเกิดเหตุในชีวิตประจำวัน เช่น ตามห้างสรรพสินค้า หรือภายในบ้านที่เราอาศัย เช่น มีขโมย สิ่งแรกที่จะต้องใช้ในการหาหลักฐาน คือ กล้องวงจรปิด เพราะจะเก็บภาพหรือหลักฐานไว้ได้อย่างชัดเจนที่สุด เช่น เดียวกับ Mail Server ท่ีใช้ในการรับส่ง Email เป็น พันๆ หรือหมื่นๆครั้งในแต่ละองค์กร หากเราไม่มีการเก็บบันทึกประวัติเหล่านี้ไว้ซึ่งในทางเทคนิคเรียกว่า Log เราแทบจะไม่มีวิธีหาข้อมูลหรือสืบสวนเลยหรือทำได้ยากมาก เพราะในระบบ Email Server ไม่มีพยาบุคคลเหมือนเหตุการณ์ทั่วไปที่อาจจะสอบถามจะคนที่เห็นเหตุการณ์ เป็นต้น

 

การจัดเก็บ Log ใน Mail Server ต้องถูกต้องและครบถ้วน

ตามที่กล่าวไปว่าประโยชน์ของ Log นั้นมีความคล้ายคลีงกับกล้องวงจรปิดเป็นอย่างมาก จะเป็นอย่างไรหากเรามีระบบจัดเก็บ Log แต่ว่า Log นั้นไม่สมบูรณ์ ครบถ้วน ขายหากไป ก็ไม่ต่างอะไรเหมือนกับกล้องวงจรปิดที่มีแต่ขัดข้อง เป็นต้น ดังนั้นผู้ให้บริการจึงมีหน้าที่โดยตรงที่ต้องทำให้การจัดเก็บ Log นั้นสมบูรณ์ครบถ้วนอยู่เสมอ และมากกว่า ตาม มาตรา 26 พ.ร.บ. ความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ผู้ให้บริการต้องทำการจัดเก็บ Log ไว้มากกว่า 90 วันหรือมากกว่านั้นหากพนักงานเจ้าหน้าที่สั่งให้ผู้ให้บริการจัดเก็บมากกว่า 90 วันหรือไม่เกิน 2 ปีเป็นกรณีพิเศษ หากฝ่าฝืนมีโทษปรับสูงสุด 5 แสนบาท

 

จะเกิดผลเสียต่อผู้ใช้งาน Mail Server อย่างไร

  • กรณีที่ User โดน Hack
    ก็เหมือนกับเมื่อเกิดเหตุการณ์ร้ายแรงในชีวิตประจำวันแล้วไม่มีกล้องวงจรปิด การหาหลักฐานหรือแม้แต่หลักฐานในการดำเนินคดีก็จะทำได้ยากยิ่ง เช่น มีคนมา Hack ข้อมูล แต่เราไม่รู้จะหาข้อมูลจากหรือแม้แต่ร่องลอย
  • กรณีที่ต้องการตรวจสอบการใช้งานของพนักงาน
    เป็นเรื่องปกติขององค์กรที่อาจจะต้องการตรวจสอบการทำงานของพนักงานหรือการบริหารข้อมูลภายในให้เป็นความลับ ผู้บริหารอาจจะต้องการตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลอีเมล์จาก Log หรือประวัติการรับส่ง เป็นต้น
  • กรณีที่ต้องการตรวจสอบการรับส่งเพื่อใช้ในการแก้ไขทางเทคนิค
    เป็นเรื่องปกติที่การรับส่งอีเมล์นับพันๆ ฉบับในองค์กรของท่านนั้นอาจจะเกิดข้อผิดพลาด เช่น รับหรือส่งไม่ถึงปลายทาง ดังนั้นเราต้องการดู Log เพื่อตรวจสอบข้อมูลทางเทคนิคเพื่อตรวจสอบสาเหตุของปัญหาต่อไป
  • กรณีที่ต้องเฝ้าระวังความปลอดภัย ดู Log เพื่อตรวจสอบการเข้าถึงจาก IP ที่ผิดปกติ
    การเรียก Log ได้ง่ายยังช่วยเรื่องความปลอดภัยอย่างไม่น่าเชื่อ เช่น กิจกรรมที่ผิดปกติ ซึ่งทำให้เราสามารถแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงทีก่อนที่จะเกิดปัญหาการโจรกรรมข้อมูลใน Email ต่อไป

มิใช่เพียงแค่เก็บให้ครบถ้วนแต่ต้องเรียกดูได้อย่างรวดเร็วและง่าย

หากท่านเกิดเหตุร้ายและต้องเรียกข้อมูลในกล้องวงจรปิดเป็นสิบสิบวัน หรือกว่าที่จะรวบรวมข้อมูลให้ดูง่ายอย่างเป็นระบบใช้เวลาเป็นเดือน เท่ากับข้อมูลนั้นอาจจะแทบไม่มีประโยชน์ในการตามหาคนร้าย เพราะคนร้ายนั้นอาจจะไหวตัวหรือหลบหนีไปเรียบร้อยแล้ว แต่โดยทั่วไปใน Mail Server Log นั้นเก็บข้อมูลจำนวนมหาศาล ในการรับส่งหนึ่งครั้งเกิด Log ยาวประมาณ 5 – 10 บรรทัดและเรียบเรียงเป็นภาษาเทคนิคที่แม้แต่คนที่มีความเชี่ยวชาญยังต้องใช้เวลาแกะอย่างยาวนาน ดังนั้นระบบ Mail Server ที่ดีควรมีระบบให้ผู้เกี่ยวข้องเรียกดู Log ได้แบบ Real Time และเป็น Interface ที่ง่าย และสามารถ Export เป็น Report อย่างรวดเร็ว เพื่อส่งต่อให้ผู้เกี่ยวเข้าหรือเจ้าหน้าที่รัฐได้อย่างทันท่วงที

บทความที่เกี่ยวข้อง

ปัญหาที่แท้จริงที่ทำให้ Mail Server ส่ง Email ไม่ถึงปลายทาง

App ที่นิยมใช้เช็ค Email บนมือถือและ ipad

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

การใช้งาน Email บนมือถือจะทำให้พื้นที่มือถือเต็มมั้ย ?

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

การใช้งาน Email บนมือถือจะทำให้พื้นที่มือถือเต็มมั้ย ?

เนื่องจากการใช้งานผ่านมือถือทางผู้ให้บริการจะแนะนำให้ตั้งค่าแบบ Imap เป็นการออกแบบมาเพื่อการตรวจสอบหรือเช็ค Email ได้ง่ายขึ้นผ่านอุปกรณ์ Smart phone หรือTaplet ซึ่งเป็นอุปกรณ์สื่อสารที่กระทัดรัดและมีการเข้าใช้งานได้ง่ายผ่าน App mail หรือ App Gmail โดยที่ความกังวลของผู้ใช้งานคือหากใช้งาน Email ในมือถือพื้นที่มือถือจะเต็มไหมต้องขอตอบเลยว่าไม่เต็มเพราะเป็น imap เป็นการแค่ sync จาก Server มาโชว์ให้ผู้ใช้งานเห็นข้อมูลเหมือนหน้า Webmailไม่ได้ดูดข้อมูลมาเก็บไว้ที่เครื่องยกเว้น Download ไฟล์แนบมาเปิดดูซึ่งจะไม่มีผลต่อพื้นที่ในมือถือมากนักเพราะผู้ใช้งานสามารถลบทิ้งได้กรณีที่ใช้งานไฟล์ดังกล่าวเรียบร้อย

การใช้งาน Email ในมือถือส่งผลอย่างไรต่อผู้ใช้งาน

  • การใช้งาน Email ผ่านมือถือหรืออุปกรณ์ Smart phone หรือ Taplet  นั่นส่งผลให้ผู้ใช้งานสะดวกต่อการตรวจสอบ Email หรือการสนทนาผ่าน Email ง่ายมากกว่าการเปิดคอมพิวเตอร์แล้วเช็ค Email ผ่านคอมพิวเตอร์อย่างแน่นอนแต่ที่ผู้ใช้งานควรระวังคือพื้นที่ Email จะเต็มค่อนข้างเร็วเนื่องจากการใช้งานผ่านมือถือนั้นเป็นการเก็บข้อมูลบน Server และ Sync มาโชว์ในอุปกรณ์มือถือเท่านั้น

Imap คืออะไรมีบทบาทอย่างไรต่อการใช้งาน Email

  • Imap เป็น Type ในการตั้งค่าระบบ Email การตั้งค่าแบบ Imap เป็นการเก็บข้อมูลบน Server และ Sync ข้อมูลมาโชว์ที่อุปกรณ์ของผู้ใช้งานโดยการเก็บข้อมูลบน Email Server นั้นเสื่ยงต่อการทำให้พื้นที่ Email เต็มได้ซึ่งผู้ใช้งานต้องคอย Manage พื้นที่โดยการลบ Email ที่ไม่ได้ใช้งานออกเพื่อป้องกันไม่ให้ Email เต็ม

คำถามที่พบบ่อย

ไฟล์แนบควรมีขนาดเท่าไรต่อการส่ง Email

  • ไฟล์แนบต่อการส่ง Email แต่ละครั้ง 30-50MB

การใช้งานแบบ Email  Imap เสี่ยงอย่างไร

  • เสี่ยงต่อพื้นที่ Email เต็ม
  • เสี่ยงต่อการลบข้อมูลผิดพลาด หากทำการลบจะไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้

การตั้งค่า Incoming และ Outgoing ในมือถือตั้งอย่างไร

  • Incoming
    imap.ตามด้วยชื่อโดเมน
    Port:143
  • Outgoing
    smtp.ตามด้วยชื่อโดเมน
    Port : 587

บทความที่เกี่ยวข้อง

ปัญหาที่แท้จริงที่ทำให้ Mail Server ส่ง Email ไม่ถึงปลายทาง

การแนบไฟล์ในการใช้งาน Mail Server ควรเป็นเท่าไหร่ ?

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

SSD Disk ใน Email Server ช่วยทำให้การใช้งานเร็วขึ้นจริงมั้ย ?

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

Log ตาม พรบ คอมพิวเตอร์คืออะไร ?

ผู้เขียนขออธิบายเป็นความหมายง่ายๆ ที่เข้าใจง่าย Log ตาม พรบ คอมพิวเตอร์มีหน้าที่คล้ายกับกล้องวงจรปิดที่คอยเก็บภาพของคนที่เดินไปเดินมา เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินก็จะนำภาพในกล้องนั้นมาเป็นหลักฐานหรือใช้ในการสอบสวนหาคนผิดหรือหาเบาะแส ซึ่งบางครั้งภาพจากกล้องอาจจะนำมาซึ่งการจับคนร้ายได้สำเร็จแต่บางครั้งภาพจากกล้องก็ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้เลย เพราะคนร้ายอาจจะพรางตัวหรือเดินหลบกล้องเป็นต้น

Mail Server จะเก็บ Log ตาม พรบ อย่างไร ?

Log ในระบบ Mail Server จะมีหน้าที่จัดเก็บ ประวัติการเข้าออกของทุกคนใน Server และต้องมีการจัดเก็บไม่น้อยกว่า 90 วัน หรือประมาณ 3 เดือนโดยประมาณ โดยผู้เขียนขอแยกรายละเอียดที่ต้องเก็บข้อมูล Log เป็น 2 หัวข้อหลักๆดังนี้

ประวัติการรับส่ง Email

  • หมายเลข WAN IP ของ User ที่ทำการส่งหรือรับ Email
  • Email ผู้ส่ง และ Email ของผู้รับ
  • สถานะการรับส่ง เช่น สำเร็จ ไม่สำเร็จ โดนตีกลับ เป็นต้น
  • หัวข้อของ Email นั้นๆ (Email Subject)
  • วันที่และเวลาในการส่ง Email นั้นๆ

ประวัติการเข้าถึง Email (Access Log)

  • ประเภทการเข้าถึง เช่น IMAP (เช่น จากมือถือ),POP (จากโปรแกรม Email Client เช่น Outlook Thunderbird), Webmail
  • วันเวลาในการเข้าถึง
  • หมายเลข WAN IP ในการเข้าถึง
  • Email ที่เข้าถึง

 

Log นั้นมีประโยชน์มากกว่าการหาตัวคนร้าย

การเก็บ Log ใน  Mail Server นั้นทำให้ใช้งานได้ง่าย ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถเข้าถึงได้รวดเร็วและเป็นความลับหรือมีความปลอดภัยสูง เช่น Admin สามารถตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล Email ได้อย่างรวดเร็ว ย่อมทำให้ Admin สามารถตรวจสอบความผิดปกติได้อย่างทันท่วงที เช่น การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาติ หรือ การเข้าถึงจาก IP ที่ผิดปกติ รวมถึงการรับส่ง Email ที่ผิดปกติไปยังบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาติเป็นต้น ซึ่งอาจจะทำให้ข้อมูลภายในนั้นรั่วไหล

แต่อย่างไรก็ตามจุดประสงค์ของการเก็บ Log นั้นมุ่งเน้นไปยังเพื่อประโยชน์การสอบสวนเข้าเจ้าหน้าที่หรือทีมผู้เชี่ยวชาญ เช่น ในกรณีที่มี Account ใด Account หนึ่งถูก Hack การถามหา Log นั้นจะเป็นสิ่งแรกที่ทีมผู้เชี่ยวชาญหรือเจ้าหน้าที่รัฐเรียกใช้เพื่อการสอบสวน ดังนั้นระบบ Email Server ที่สามารถเรียกดู Log ได้อย่างรวดเร็ว และดูได้ง่ายเป็นระบบ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

 

ปัญหาของการจัดเก็บ Log อย่างไม่เป็นระบบ

Mail Server โดยทั่วไปมักใช้ระบบการจัดเก็บ Log ที่ติดมาพร้อมกับ Server ซึ่งจะเก็บในลักษณะ Hard Log ซึ่งทำให้การเรียกใช้นั้นถูกแปลผลได้ค่อนข้างยาก โดยมีตัวอย่าง Log ดังนี

2022-01-02 16:05:07 1n3wnb-0004Tn-D5 <= a@abc.com H=out8.example.com [123.456.789.10] P=esmtps X=TLSv1.2:ECDHE-RSA-AES256-GCM-SHA384:256 CV=no K S=9583 id=20220102090404.14D02F584D@abc.com T=”subject” from <a@abc.com> for ok@ok.com
2022-01-02 16:05:07 1n3wnb-0004Tn-D5 => ok <ok@ok.com> F=<a@abc.com> R=virtual_user T=virtual_localdelivery S=9714
2022-01-02 16:05:07 1n3wnb-0004Tn-D5 Completed

ซึ่งนี่คือตัวอย่างของ Log เพียงการรับส่งฉบับเดียว ซึ่งหากท่านคิดว่าหากต้องการใช้ Log ในการสืบสวนนั้นต้องใช้ระยะเวลานานแค่ไหนในการแกะ Log ดังนั้นผู้ให้บริการต้องมีระบบให้ตรวจสอบ Log ที่ตรวจสอบได้ง่าย และ Export ด้วยตนเองได้ตลอดเวลา

บทความที่เกี่ยวข้อง

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

ทำไมการใช้งานอีเมล์องค์กรถึงใช้ใน Outlook

ปัญหาที่แท้จริงที่ทำให้ Mail Server ส่ง Email ไม่ถึงปลายทาง

การแนบไฟล์ในการใช้งาน Mail Server ควรเป็นเท่าไหร่ ?

โดยปกติค่าเฉลี่ยทั่วไปการแนบไฟล์ในการส่ง Email ขนาดไฟล์แนบจะอยู่ที่ 20-50 MB ถ้ามีไฟล์แนบเกินขนาดที่กำหนดจะไม่สามารถส่งออกได้เนื่องจากเป็นการป้องกันของระบบ Email Server ทั่วไปแต่ถ้าต้องการส่งจริงๆตั้งให้สามารถแนบไฟล์ส่งมากกว่า 50 MB ทำได้ แต่ปลายทางอาจจะไม่รับและมีข้อความตีกลับมาหาผู้ส่งเพราะกลัวว่าจะทำให้พื้นที่ปลายทางเต็มซึ่งในกรณีนี้หากปลายทางมีการจำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ต้องทำการฝากไฟล์ผ่าน Dorpbox หรือ Google Drive จากนั้นให้ส่งเป็น Link ที่สามารถแชร์ได้ในเนื้อหา Email แทน

ไฟล์แนบนามสกุลใดไม่ควรเปิดหรือต้องระวังในการเปิดอ่าน

  • exe
  • .bin
  • .reg
  • .msi

หากระบบปลายทางจำกัดขนาดไฟล์แนบควรแก้ไขอย่างไร

  • ผู้ใช้งานต้องทำการฝากไฟล์บน Dorpbox หรือ Google Drive จากนั้นให้ส่งเป็น Link ที่สามารถแชร์ได้ในเนื้อหา Email แทนหรือทำการ Zip ไฟล์เพื่อให้ไฟล์แนบมีขนาดเล็กลง

ไฟล์แนบขนาดใหญ่สงผลอย่างไรต่ออพื้นที่ Email

  • เนื่องจากพื้นที่ Email รวมเนื้อหา Email และ ไฟล์แนบที่แนบไปด้วยทำให้หากมีการแนบไฟล์ขนาดใหญ่ไปจะทำให้พื้นที่ Email เต็มเร็วกว่าปกติ

 

คำถามที่พบบ่อย

outlook จำกัดไฟล์แนบขนาดเท่าไร

  • Outlook จะจำกัดขนาดของไฟล์แนบไม่เกิน 30 MB ต่อการส่ง 1 ครั้ง รวมถึงการ Reply และการ Forword Email ด้วย

วิธีการตรวจสอบขนาดไฟล์แนบก่อนทำการส่ง Email

  • การตรวจสอบขนดไฟล์ก่อนที่จะทำการส่ง Email เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาไฟล์แนบเกินขนาดที่ระบบกำหนดหรือเป็นการตีกลับจากระบบปลายทางเนื่องจากไฟล์แนบของต้นทางใหญ่เกินกว่าระบบปลายทางกำหนดและเป็นการตรวจสอบเนื้อหาและไฟล์แนบก่อนทำการส่งเพื่อเป็นการ Recheck ความถูกต้องในการส่ง Email

เลือกไฟล์ที่ต้องการส่ง ทำการคลิกขวา เลือก Properties เพื่อดูขนาดไฟล์

 

แถบ General ไปที่หัวข้อ Size(ขนาด) จะบอกขนาดไฟล์ที่เราต้องการส่งไปยังอีเมล์ผู้รับ

วิธีการแก้ไขเมื่อส่ง Email ที่มีไฟล์แนบแล้วค้าง Outbox

  • ให้ผู้ใช้งานตรวจสอบ Error ว่ามี Errorหรือข้อความตีกลับหรือไม่
  • ให้ตรวจสอบ Port ในการตั้งค่า Outlook ว่ามีการตั้งเป็น 587 แล้วหรือไม่
  • ให้ตรวจสอบเครื่องผู้ใช้งานมี firewall หรือตัวสแกนไวรัสหรือไม่

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

พื้นที่ในการใช้งานนั้นมีความสำคัญในระดับหนึ่ง แต่ในความเห็นของผู้เขียนจากการใช้งาน Email มาอย่างยาวนานพบว่า ไม่จำเป็นต้องมีเยอะมากๆ เพราะว่าหากพื้นที่ยิ่งมากค่าบริการย่อมสูงขึ้นอย่างไม่มีที่สิ้นสุดและไม่สามารถควบคุมได้เลย เพราะในความเป็นจริงแล้วการใช้งานระบบอีเมล์ในองค์กรมีวิธีการมากมายในการบริหารจัดการเนื้อที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมพื้นที่ Email จึงไม่จำเป็นต้องมีเยอะมาก

  • ในความเป็นจริงพนักงานทุกคนไม่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆทุกคน และไม่แทบไม่มีเหตุผลที่ต้องใช้พื้นที่ Email ราคาแพงไปกับข้อมูลที่ไม่มีความสำค้ญองค์กรหลายแห่งใช้ Email เพื่อในการแจ้งข่าวสารเท่านั้น ข้อมูลที่เก่ากว่า 6-12 เดือนแทบไม่มีค่า และสามารถลบออกไปได้อย่างถาวร
  • Email ที่มีความสำคัญพนักงานก็สามารถย้ายไปเก็บไว้ใน Folder ที่ต้องการได้
  • ผู้บริหารหรือฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฏหมายที่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆ เราก็สามารถให้ Account เหล่านี้ใช้พื้นที่เยอะๆได้
  • แต่ผู้เขียนไม่แนะนำอย่างยิ่งที่จะให้ User ใด User หนึ่งขยาย Disk พื้นที่การใช้งานขึ้นไปเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด เพราะนั่นคือค่าบริการที่มากขึ้นจนควบคุมไม่ได้ เพราะการเพิ่มพื้นที่เป็นวิธีที่ง่ายและใช้เวลาน้อยที่สุด ซึ่งอาจจะทำให้พนักงานหลายๆคนติดพฤติกรรมเหล่านั้น แต่อย่าลืมว่านี่คือการแก้ปัญหาที่ต้องมีค่าใช้จ่ายอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าพื้นที่จะมากมหาศาลแค่ไหนอย่างไรวันหนึ่งก็จะต้องเต็ม

ขนาดพื้นที่ในการใช้งาน Email ที่เหมาะสมคือเท่าไหร่ ?

  • หากเป็นพนักงานทั่วไปที่รับเพียงข่าวสารภายในองค์กรหรือไฟล์แนบที่ไม่บ่อยนักควรเป็น 300 – 500 MB ซึ่งคาดว่าจะสามารถอยู่ได้ 1 ปีโดยที่พื้นที่ไม่เต็ม
  • หากพนักงานเหล่านั้นใช้โปรแกรม Outlook หรือ Thunderbird ในการ POP Email จะใช้พื้นที่ไม่เกิน 300-500 MB โดยที่ไม่ต้องเพิ่มหรือบริหารจัดการใดๆ ได้ตลอดการใช้งาน ซึ่งเป็นวิธีที่แนะนำอย่างยิ่ง
  • หากเป็นพนักงานที่ต้องรับส่งไฟล์ Graphic ขนาดใหญ่ๆ เป็นประจำควรจะมีพื้นที่ประมาณ 1-2 GB ซึ่งจะสามารถใช้งานได้ประมาณ 6 เดือนโดยที่ไม่ต้องลบ

Pop กับ Imap คืออะไร สำคัญอย่างไรต่อการใช้งานพื้นที่ Email

  • Pop เป็นการตั้งค่าเก็บข้อมูลไว้ในเครื่อง Computer เหมาะกับการใช้งานอุปกรณ์เดียว
  •  Imap เป็นการตั้งค่าเก็บข้อมูลไว้บน Server เหมาะกับการใช้งานหลายอุปกรณ์

การตั้งค่าสำคัญต่อการบริหารจัดการพื้นที่ Email ด้วยเพราะการตั้งค่าแบบ Pop จะเป็นการเก็บข้อมูลในเครื่องทำให้สามารถป้องกัน Email เต็มได้แต่ไม่เหมาะสำหรับผู้ใช้งานหลายอุปกรณ์เช่น Computer,labtop,smartphone

การจำกัดไฟล์แนบส่วนใหญ่มีขนาดเท่าไร

  • ผู้ให้บริการระบบ Email ทั่วไปจะจำกัดไฟล์แนบขนาด 30 MB – 50 MB

คำถามที่พบบ่อย

การใช้พื้นที่เยอะเสี่ยงอย่างไร

  • การใช้งานพื้นที่เยอะหมายถึงผู้ใช้งานเก็บข้อมูลไว้บน Server กรณีที่ลบ Email ออกจาก Server เพื่อเพิ่มพื้นที่ Email นั้นจะไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้ทำให้เสี่ยงต่อการลำข้อมูลที่สำคัญออกจาก Server ไป วิธีการป้องกัน Email เต็มคือทำการ Add Account แบบ pop เพื่อเก็บข้อมูลบนเครื่องแล้วสามารถตั้งให้ลบออกจาก Server ทุก 14 วันหรือ 30 วันได้เช่นกัน

หากไฟล์แนบเกินขนาดจะแก้ไขอย่างไรให้สามารถส่ง Email ได้

  • หากไฟล์แนบมีขนาดใหญ่เกินว่าระบบกำหนดผู้ใช้งานจะต้องฝากไฟล์บน Google Derive และส่งเป็น link แนบที่เนื้อหา Email เท่านั้นเพราะหากมีการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่เกินกำหนดระบบปลายทางก็จะมีตีกลับมาเช่นกันเพราะปลายทางก็มีการกำหนดขนาดไฟล์แนบขาเข้าของ Sender ไว้ที่ประมาณ 30-50 MB เช่นกัน

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

SSD Disk ใน Email Server ช่วยทำให้การใช้งานเร็วขึ้นจริงมั้ย ?

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

เอกสารที่ต้องใช้ในการจด Domain.com และ .co.th มีอะไรบ้าง

การตรวจสอบโดเมนว่างสามารถจดโดเมนได้หรือไม่

  • หากต้องการจดโดเมน สามารถตรวจสอบชื่อโดเมนที่ว่างสามารถตรวจสอบได้จาก https://www.whois.com/ 

 

  • หากโดเมนว่างจะไม่ปรากฏรายละเอียดของผู้จดโดมน ดังภาพ

ข้อมูลและเอกสารที่ต้องใช้ในการจดโดเมน .com

  • กรณีที่ต้องการจดโดเมน .com หากโดเมนที่ตรวจสอบด้วยวิธีด้านบนว่าง สามารถจดโดเมนได้เลยโดยไม่ต้องใช้เอกสารใดๆ

 

ข้อมูลและเอกสารที่ต้องใช้ในการจดโดเมน .co.th

  • กรณีที่ต้องการจดโดเมน .co.th ต้องใช้เอกสารรับรองบริษัทหน้าแรกหรือเอกสาร ภ.พ.20 ประกอบการจดโดเมน .co.th (ซึ่งโดเมนที่ต้องการจดต้องสอดคล้องกับชื่อบริษัท)

 

โดเมนคืออะไร สำคัญอย่างไรต่อระบบ Email Server

  • โดเมนคือชื่อหลัง @ที่ต่อท้าย Email ส่วนใหญ่จะจดเป็นชื่อบริษัทหรืออักษรย่อบริษัท เช่น ABC.com กรณีที่ทำ Email Server ต้องมีโดเมนเนมก่อนเพื่อติดตั้งระบบ Email ในนามโดเมนและสร้างชื่อ Email เป็น @ABC.com เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสารในนามองค์กรในการติดตั้งระบบ Email หรือเพิ่มค่าระบบ Email ในโดเมนนั้นคือค่า MX,Cname,TXT หรือค่า NS

ค่าใช้จ่ายการการจดโดเมน .com และ .co.th เท่าไร

  • .com มีค่าใช้จ่ายต่อปีประมาณ 500/Y
  • .co.th มีค่าใช้จ่ายต่อปีประมาณ 900/Y

 

วิธีการย้ายโดเมน .com และ .co.th ทำได้อย่างไร

วิธีการย้ายโดเมน .com สามารถดำเนินการได้เลยโดยไม่ต้องมีเอกสารใดๆ แต่ลูกค้าต้องประสานงานกับผู้ให้บริการรายเก่าเพื่อขอข้อมูลในการย้ายโดเมน .com ดังนี้

  • Auz code ของโดเมน
  • เปลี่ยนสถานะโดเมน เป็น active/OK
  • โดเมนต้องไม่หมดอายุ
  • registrant email กด Approve เมื่อดำเนินการย้ายโดเมนแล้ว

วิธีการย้ายโดเมน .co.th จะต้องใช้เอกสารในการย้ายผู้ดูแลโดเมนทางผู้ให้บริการรายใหม่จะส่งเอกสารให้ลูกค้ากรอกและประทับตาบริษัท และส่งให้บริการจะดำเนินการย้ายโดเมนให้ดังนี้

  • ผู้ให้บริการจะส่งเอกสารที่ประทับตาบริษัทให้ทาง THnic ผู้รับจดโดเมน .co.th ทั่วประเทศ
  • ทาง THnic จะดำเนินการโดเมนตามเอกสารแจ้งเข้าระบบผู้ให้บริการใหม่
  • จากนั้นผู้ให้บริการกดรับโดเมนตามเอกสาร ถือว่าเป็นการย้ายโดเมน .co.th เสร็จสมบรูณ์

 

คำถามที่เกี่ยวข้อง

เอกสารหนังสือรับรองบริษัทหน้าแรกคืออะไร

  • หนังสือรับรองนิติบุคคลซึ่งทำการจดทะเบียนอย่างถูกต้องตามกฏหมายตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์เป็นนิติบุคคลประเภท บริษัทจํากัด

Auz code ใช้กับโดเมนใด และได้มาอย่างไร

  • Auz code ใช้กับการย้ายโดเมน .com เท่านั้น จะได้มาจากผู้ให้บริการเก่าจะสามารถ Generate code ออกมาเพื่อให้ผู้บริการรายใหม่ Tranfer Domain

โดเมนหมดอายุสามรถย้ายได้หรือไม่

  • กรณีที่ที่โดเมนหมดอายุจะไม่สามารถย้ายโดเมนได้ ต้องทำการต่ออายุกับผู้ให้บริการเดิมก่อน ซึ่งการย้ายโดเมนโดเมนต้องไม่หมดอายุอย่างน้อย 30 วันเพราะเนื่องจากการย้ายโดเมนเนมต้องใช้เวลาในการย้าย 5-7 วันหากโดเมนหมดอายุระหว่างการย้ายอาจจะทำให้การย้ายไม่เสร็จสมบรูณ์

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

หากใช้งาน Email Server อยู่จะย้ายผู้ให้บริการได้อย่างไร ?

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

SSD Disk ใน Email Server ช่วยทำให้การใช้งานเร็วขึ้นจริงมั้ย ?

การแนบไฟล์ในการใช้งาน Mail Server ควรเป็นเท่าไหร่ ?