Spam/Junk Mail ใน Mail Server เยอะ แก้ปัญหาอย่างไร

การสื่อสารด้านธุรกิจส่วนใหญ่จะใช้งานระบบ Email องค์กรในการสื่อสารด้านการค้า หรือการส่งซื้อ บริการ และอื่นๆปัญหาทั่วไปของผู้ใช้งานระบบ Email ต้องเจอแบบหลีกเลี่ยงไม่ได้คือ Spam/Junk mail ที่ส่ง Email โฆษณาจำนวนมาก ที่ถือเป็นการรบกวนด้านการสื่อสารเป็นอย่างมากทำให้เป็นปัญหาสำหรับผู้ใช้งานเพราะการสื่อสารต้องใช้ความรวดเร็วในการติดต่อทำให้ไม่มีเวลานั่งลบ Spam หรือ Junk และหากผู้ใช้งานได้รับ Spam มากขึ้นจะส่งผลให้ผู้บริการถูกยกเลิกการบริการและผู้ใช้งานจะมานิยมใช้ฟรี Email เช่น Hoamil,Gmail หรือ Yahoo แทน Spam/Junk คืออะไร คือ Email โฆษณาสินค้าและบริการรวมถึงการประชาสัมพันธุ์ธุรกิจของตนเองโดยจะทำการบอม Email ออกหลายพันฉบับเพื่อให้ถึงเป้าหมายซึ่งเป็นปัญหาสำหรับผู้ใช้งาน Email ส่วนใหญ่เพราะไม่มีใครอยากรับ Email ในลักษณะนี้ทำให้ผู้ให้บริการ Mail Server ต้องตั้งค่าตัวกรองเพื่อแก้ไขปัญหาการได้รับ Email Spam/Junk หาก Mail Server ส่ง Spam/Junk มากเกินไปจะส่งผลอย่างไร หากผู้ใช้งาน Mail Server อยู่แต่เครื่องผู้ใช้งานติด Spam บอม Email…

Mail Server ไม่ล่ม แต่ Email ไม่เข้า เพราะอะไร ?

โดยปกติแล้วเมื่อคุณสามารถเชื่อมต่อไปยัง Mail Server ได้ เช่น การ Sync ในโปรแกรม Outlook/Thunderbird คุณอาจจะเข้าใจว่า Mail Server ของคุณนั้นทำงานได้อย่างปกติ แต่ปัญหาหนึ่งที่ผู้ใช้งาน (User) มักพบกันในการใช้งาน Mail Server ในองค์กรนั้นคือ Email ไม่เข้าหรือเข้าล่าช้าผิดปกติ ซึ่งปัญหานี้ล้วนทำให้กระทบการทำงานในการสื่อสาร หรือไม่แตกต่างอะไรกับการที่ Mail Server ล่มเลย ปัญหาเกิดจากอะไร Bandwidth & Network ปัญหานี้มักพบได้บ่อยโดยเฉพาะปัญหา International Bandwidth เต็มทำให้ Mail Server ไม่สามารถสื่อสารไปยังนอกประเทศได้และทำให้ Mail Server อื่นๆที่อยู่ต่างประเทศส่ง Email เข้ามาไม่ได้ ซึ่งโดยทั่วไป Mail Server ส่วนใหญ่มักอยู่ในต่างประเทศ Firewall อยู่ต่างประเทศเชื่อมต่อมาไม่ได้ โดยปกติ Mail Server ที่ท่านเชื่อต่ออยู่นั้นเป็น Storage Server หรือเป็นเพียงที่เก็บข้อมูลเท่านั้นหากต่างอยู่ภายในประเทศและในช่วงเวลาดังกล่าวมีปัญหาด้าน International Bandwidth …

SSD Disk ใน Email Server ช่วยทำให้การใช้งานเร็วขึ้นจริงมั้ย ?

SSD Disk คือ อะไร ? โดยปกติ Harddisk เมื่อ 5-10 ปีที่แล้วหรือแม้กระทั่งปัจจุบันในบางรุ่น Harddisk จะเป็นประเภทจานหมุน (คล้ายๆกับแผ่น CD หลายๆแผ่นซ้อนๆกันหนาๆ) แต่ในปัจจุบัน Harddisk เปลี่ยนจากจานหมุนมาเป็นลักษณะซิฟหรือวงจรอิเล็กทรอนิกส์แทน (ตามภาพประกอบ) ข้อมูลจาก Kingston (ผู้ผลิต Harddisk ระดับโลก) [*1] รายงานว่า SSD Disk มีความเร็วมากกว่า 10-15 เท่าจาก Harddisk จานหมุนแบบเดิม     SSD ใน Mail Server เพิ่มประสิทธิภาพอย่างไร ? แน่นอนว่าเมื่อ Mail Server ใช้งาน SSD แทน Harddisk จานหมุนแบบเดิมย่อมส่งผลทำให้การประมวลผลนั้นรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เพราะจริงๆแล้ว Mail Server นั้นต้องทำงานอย่างหนักในบางกระบวนการ เช่น การยืนยันตัวตน (Authorization) …

Data Center ของ Mail Server นั้นมีผลต่อความเร็วในการใช้งาน Mail Server แค่ไหน

Data Center คืออะไร ? Data Center คือ สถานที่ไว้ Mail Server ซึ่ง Mail Server ก็เหมือนคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งที่อาจจะมีประาสิทธิภาพหรือคงทนมากกว่าคอมพิวเตอร์ตามบ้านแต่โดยรวมนั้นก็คือคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งเท่านั้น ที่ต้องวางไว้ในสถานที่ที่มีอินเตอร์เน็ตความเร็วสูงและมีเสถียรภาพมากกว่าปกติ เช่น มีการควบคุมอุณหภูมิ ไม่ให้เครื่องดับ ซึ่งสถานเหล่านี้มีชื่อเรียกว่า Data Center  ซึ่งมีที่ตั้งอยู่ในทุกประเทศทั่วโลก Mail Server ควรตั้งไว้ในประเทศใดดี ? เราปฏิเสธไม่ได้ว่าการที่ Data Center ตั้งไว้ในสถานที่ที่ User ใช้งานยิ่งใกล้ยิ่งเร็ว แต่ในความจริงแล้วการตั้งไว้ในทวีปเดียวกันก็เพียงพอกับความเร็วแล้ว เพราะความเร็วเหล่านี้แทบจะไม่รู้สึกหากมิได้ทดสอบด้วยกระบวนการทางเทคนิค เช่น Ping, Telnet  และ Speed Test  เป็นต้น แต่หากอยู่คนละทวีปอาจจะมีผลต่อการใช้งานหาก ISP (ผู้ให้บริการ Internet) มีปัญหาการเชื่อมต่อระหว่างประเทศ แต่โดยทั่วไปมักไม่ค่อยมีปัญหาในการเชื่อมโยงไปยังทวีปเดียวกันนัก Mail Server ควรตั้งอยู่ในประเทศที่เป็น Hub ของ Connection ของแต่ละทวีป เพราะในความจริงแล้ว…

ปัญหาที่แท้จริงที่ทำให้ Mail Server ส่ง Email ไม่ถึงปลายทาง

ในการใช้งานระบบ Email องค์กรหลายๆ องค์กรต้องเคยพบปัญหาส่ง Email ไปไม่ถึงปลายทาง ซึ่งเมื่อค้นหาข้อมูลส่วนใหญ่มักจะได้ข้อมูลว่าเกิดจาก IP ติด Blacklist ซึ่งในความเห็นของผู้เขียนถูกต้องเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น แต่แท้ที่จริงแล้วอยากให้ผู้อ่านเข้าใจบริบทของ Email Server ว่า เครื่อง Mail Server หนึ่งเครื่องมีหนึ่ง IP ซึ่งเปรียบเสมือนบุคคลคนหนึ่ง เมื่อบุคคลดังกล่าวเดินทางไปยังต่างประเทศและเข้าสนามบินต่างๆ สนามบินปลายทางหรือ Mail Server ปลายทาง นั้นมีสิทธ์ที่จะให้ท่านเข้าหรือไม่เข้าประเทศได้ และ IP Blacklist ก็เปรียบเสมือนบัญชีดำที่อาจจะให้สนามบินปลายทาง (Mail Server ปลายทาง) ปฏิเสธท่านหรือไม่ก็ได้ หรือบางประเทศก็ไม่ได้สนใจบัญชีดำ (IP Blacklist) หรือบางประเทศก็สนใจ หรือประเมินมากกว่านั้น เช่น เดียวกับการส่ง Email ปัญหา IP​ Blacklist  เป็นเพียงปัญหาหนึ่งเท่านั้นแต่จริงๆแล้วยังมีองค์ประกอบอีกมากมาย   IP Blacklist คือ อะไร IP  Blacklist คือ …

คำแนะนำการตั้งค่าบน Outlook ให้ประหยัดพื้นที่บน Mail Server และมีประสิทธิภาพ

การตั้งค่า Outlook ให้ประหยัดพื้นที่ทำได้อย่างไร การตั้งค่า Email ใน Outlook นั้นหากต้องการให้ประหยัดพื้นที่ Email ต้องทำการ Add Account แบบ Pop เพื่อดูดข้อมูลลงเครื่องและตั้งให้ลบข้อมูลจาก Server ทุกๆ 14 วัน การตั้งค่า Add Email ใน outlook มีกี่แบบ การตั้งค่า Add Account สามารถ Add ได้ 2 Type คือ POP และ Imap และ 2 แบบนี้แตกต่างกันอย่างไร Pop คือการเก็บข้อมูลไว้บนเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องผู้ใช้งานเหมาะสำหรับการใช้งานอุปกรณ์เดียว Imap คือการเก็บข้อมูลไว้บน Mail Server เหมาะสำหรับการใช้งานหลายอุปกรณ์ การตั้งค่าแบบ Imap มีผลดีและผลเสียอย่างไร การตั้งค่าแบบ Imap มีข้อดีและข้อเสียดังนี้ ข้อดี สะดวกต่อการใช้งานหลายๆอุปกรณ์…

จะเกิดผลเสียอย่างไรหาก Mail Server ไม่มีการเก็บ Log

Log คือ กล้องวงจรปิดในระบบ Mail Server หากเกิดเหตุในชีวิตประจำวัน เช่น ตามห้างสรรพสินค้า หรือภายในบ้านที่เราอาศัย เช่น มีขโมย สิ่งแรกที่จะต้องใช้ในการหาหลักฐาน คือ กล้องวงจรปิด เพราะจะเก็บภาพหรือหลักฐานไว้ได้อย่างชัดเจนที่สุด เช่น เดียวกับ Mail Server ท่ีใช้ในการรับส่ง Email เป็น พันๆ หรือหมื่นๆครั้งในแต่ละองค์กร หากเราไม่มีการเก็บบันทึกประวัติเหล่านี้ไว้ซึ่งในทางเทคนิคเรียกว่า Log เราแทบจะไม่มีวิธีหาข้อมูลหรือสืบสวนเลยหรือทำได้ยากมาก เพราะในระบบ Email Server ไม่มีพยาบุคคลเหมือนเหตุการณ์ทั่วไปที่อาจจะสอบถามจะคนที่เห็นเหตุการณ์ เป็นต้น   การจัดเก็บ Log ใน Mail Server ต้องถูกต้องและครบถ้วน ตามที่กล่าวไปว่าประโยชน์ของ Log นั้นมีความคล้ายคลีงกับกล้องวงจรปิดเป็นอย่างมาก จะเป็นอย่างไรหากเรามีระบบจัดเก็บ Log แต่ว่า Log นั้นไม่สมบูรณ์ ครบถ้วน ขายหากไป ก็ไม่ต่างอะไรเหมือนกับกล้องวงจรปิดที่มีแต่ขัดข้อง เป็นต้น ดังนั้นผู้ให้บริการจึงมีหน้าที่โดยตรงที่ต้องทำให้การจัดเก็บ Log นั้นสมบูรณ์ครบถ้วนอยู่เสมอ และมากกว่า…

การเก็บ Log ตาม พรบ คอม สำหรับผู้ให้บริการ Mail Server ต้องเก็บอะไรบ้างอย่างไร ?

Log ตาม พรบ คอมพิวเตอร์คืออะไร ? ผู้เขียนขออธิบายเป็นความหมายง่ายๆ ที่เข้าใจง่าย Log ตาม พรบ คอมพิวเตอร์มีหน้าที่คล้ายกับกล้องวงจรปิดที่คอยเก็บภาพของคนที่เดินไปเดินมา เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินก็จะนำภาพในกล้องนั้นมาเป็นหลักฐานหรือใช้ในการสอบสวนหาคนผิดหรือหาเบาะแส ซึ่งบางครั้งภาพจากกล้องอาจจะนำมาซึ่งการจับคนร้ายได้สำเร็จแต่บางครั้งภาพจากกล้องก็ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้เลย เพราะคนร้ายอาจจะพรางตัวหรือเดินหลบกล้องเป็นต้น Mail Server จะเก็บ Log ตาม พรบ อย่างไร ? Log ในระบบ Mail Server จะมีหน้าที่จัดเก็บ ประวัติการเข้าออกของทุกคนใน Server และต้องมีการจัดเก็บไม่น้อยกว่า 90 วัน หรือประมาณ 3 เดือนโดยประมาณ โดยผู้เขียนขอแยกรายละเอียดที่ต้องเก็บข้อมูล Log เป็น 2 หัวข้อหลักๆดังนี้ ประวัติการรับส่ง Email หมายเลข WAN IP ของ User ที่ทำการส่งหรือรับ Email Email ผู้ส่ง และ Email ของผู้รับ สถานะการรับส่ง…

การแนบไฟล์ในการใช้งาน Mail Server ควรเป็นเท่าไหร่ ?

โดยปกติค่าเฉลี่ยทั่วไปการแนบไฟล์ในการส่ง Email ขนาดไฟล์แนบจะอยู่ที่ 20-50 MB ถ้ามีไฟล์แนบเกินขนาดที่กำหนดจะไม่สามารถส่งออกได้เนื่องจากเป็นการป้องกันของระบบ Email Server ทั่วไปแต่ถ้าต้องการส่งจริงๆตั้งให้สามารถแนบไฟล์ส่งมากกว่า 50 MB ทำได้ แต่ปลายทางอาจจะไม่รับและมีข้อความตีกลับมาหาผู้ส่งเพราะกลัวว่าจะทำให้พื้นที่ปลายทางเต็มซึ่งในกรณีนี้หากปลายทางมีการจำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ต้องทำการฝากไฟล์ผ่าน Dorpbox หรือ Google Drive จากนั้นให้ส่งเป็น Link ที่สามารถแชร์ได้ในเนื้อหา Email แทน ไฟล์แนบนามสกุลใดไม่ควรเปิดหรือต้องระวังในการเปิดอ่าน exe .bin .reg .msi หากระบบปลายทางจำกัดขนาดไฟล์แนบควรแก้ไขอย่างไร ผู้ใช้งานต้องทำการฝากไฟล์บน Dorpbox หรือ Google Drive จากนั้นให้ส่งเป็น Link ที่สามารถแชร์ได้ในเนื้อหา Email แทนหรือทำการ Zip ไฟล์เพื่อให้ไฟล์แนบมีขนาดเล็กลง ไฟล์แนบขนาดใหญ่สงผลอย่างไรต่ออพื้นที่ Email เนื่องจากพื้นที่ Email รวมเนื้อหา Email และ ไฟล์แนบที่แนบไปด้วยทำให้หากมีการแนบไฟล์ขนาดใหญ่ไปจะทำให้พื้นที่ Email เต็มเร็วกว่าปกติ   คำถามที่พบบ่อย outlook จำกัดไฟล์แนบขนาดเท่าไร Outlook…

พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?

พื้นที่ในการใช้งานนั้นมีความสำคัญในระดับหนึ่ง แต่ในความเห็นของผู้เขียนจากการใช้งาน Email มาอย่างยาวนานพบว่า ไม่จำเป็นต้องมีเยอะมากๆ เพราะว่าหากพื้นที่ยิ่งมากค่าบริการย่อมสูงขึ้นอย่างไม่มีที่สิ้นสุดและไม่สามารถควบคุมได้เลย เพราะในความเป็นจริงแล้วการใช้งานระบบอีเมล์ในองค์กรมีวิธีการมากมายในการบริหารจัดการเนื้อที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำไมพื้นที่ Email จึงไม่จำเป็นต้องมีเยอะมาก ในความเป็นจริงพนักงานทุกคนไม่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆทุกคน และไม่แทบไม่มีเหตุผลที่ต้องใช้พื้นที่ Email ราคาแพงไปกับข้อมูลที่ไม่มีความสำค้ญองค์กรหลายแห่งใช้ Email เพื่อในการแจ้งข่าวสารเท่านั้น ข้อมูลที่เก่ากว่า 6-12 เดือนแทบไม่มีค่า และสามารถลบออกไปได้อย่างถาวร Email ที่มีความสำคัญพนักงานก็สามารถย้ายไปเก็บไว้ใน Folder ที่ต้องการได้ ผู้บริหารหรือฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฏหมายที่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆ เราก็สามารถให้ Account เหล่านี้ใช้พื้นที่เยอะๆได้ แต่ผู้เขียนไม่แนะนำอย่างยิ่งที่จะให้ User ใด User หนึ่งขยาย Disk พื้นที่การใช้งานขึ้นไปเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด เพราะนั่นคือค่าบริการที่มากขึ้นจนควบคุมไม่ได้ เพราะการเพิ่มพื้นที่เป็นวิธีที่ง่ายและใช้เวลาน้อยที่สุด ซึ่งอาจจะทำให้พนักงานหลายๆคนติดพฤติกรรมเหล่านั้น แต่อย่าลืมว่านี่คือการแก้ปัญหาที่ต้องมีค่าใช้จ่ายอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าพื้นที่จะมากมหาศาลแค่ไหนอย่างไรวันหนึ่งก็จะต้องเต็ม ขนาดพื้นที่ในการใช้งาน Email ที่เหมาะสมคือเท่าไหร่ ? หากเป็นพนักงานทั่วไปที่รับเพียงข่าวสารภายในองค์กรหรือไฟล์แนบที่ไม่บ่อยนักควรเป็น 300 – 500 MB ซึ่งคาดว่าจะสามารถอยู่ได้…