พื้นที่ (Disk Space) ในการใช้งาน Email Server จำเป็นมากแค่ไหน ?
พื้นที่ในการใช้งานนั้นมีความสำคัญในระดับหนึ่ง แต่ในความเห็นของผู้เขียนจากการใช้งาน Email มาอย่างยาวนานพบว่า ไม่จำเป็นต้องมีเยอะมากๆ เพราะว่าหากพื้นที่ยิ่งมากค่าบริการย่อมสูงขึ้นอย่างไม่มีที่สิ้นสุดและไม่สามารถควบคุมได้เลย เพราะในความเป็นจริงแล้วการใช้งานระบบอีเมล์ในองค์กรมีวิธีการมากมายในการบริหารจัดการเนื้อที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำไมพื้นที่ Email จึงไม่จำเป็นต้องมีเยอะมาก ในความเป็นจริงพนักงานทุกคนไม่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆทุกคน และไม่แทบไม่มีเหตุผลที่ต้องใช้พื้นที่ Email ราคาแพงไปกับข้อมูลที่ไม่มีความสำค้ญองค์กรหลายแห่งใช้ Email เพื่อในการแจ้งข่าวสารเท่านั้น ข้อมูลที่เก่ากว่า 6-12 เดือนแทบไม่มีค่า และสามารถลบออกไปได้อย่างถาวร Email ที่มีความสำคัญพนักงานก็สามารถย้ายไปเก็บไว้ใน Folder ที่ต้องการได้ ผู้บริหารหรือฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฏหมายที่จำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆ เราก็สามารถให้ Account เหล่านี้ใช้พื้นที่เยอะๆได้ แต่ผู้เขียนไม่แนะนำอย่างยิ่งที่จะให้ User ใด User หนึ่งขยาย Disk พื้นที่การใช้งานขึ้นไปเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด เพราะนั่นคือค่าบริการที่มากขึ้นจนควบคุมไม่ได้ เพราะการเพิ่มพื้นที่เป็นวิธีที่ง่ายและใช้เวลาน้อยที่สุด ซึ่งอาจจะทำให้พนักงานหลายๆคนติดพฤติกรรมเหล่านั้น แต่อย่าลืมว่านี่คือการแก้ปัญหาที่ต้องมีค่าใช้จ่ายอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าพื้นที่จะมากมหาศาลแค่ไหนอย่างไรวันหนึ่งก็จะต้องเต็ม ขนาดพื้นที่ในการใช้งาน Email ที่เหมาะสมคือเท่าไหร่ ? หากเป็นพนักงานทั่วไปที่รับเพียงข่าวสารภายในองค์กรหรือไฟล์แนบที่ไม่บ่อยนักควรเป็น 300 – 500 MB ซึ่งคาดว่าจะสามารถอยู่ได้…