แน่นอนว่าไม่มีใครอยากส่ง Email ผิดซึ่งมักจะเกิดขึ้นโดยความไม่ตั้งใจ โดยเฉพาะช่วงเวลางานรีบๆ ซึ่งมักจะเกิดขึ้นในกรณี เช่น ส่งใบเสนอราคาที่มีราคาต่างกันไปหาลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง ส่งไฟล์เงินเดือนไปยังพนักงานที่ไม่ควรรับรู้ เป็นต้น เรื่องเหล่านี้ย่อมก่อให้เกิดผลกระทบอย่างรุนแรง เช่น เมื่อลูกค้าทราบว่าเราขายสินค้าชนิดเดียวกันไปกับลูกค้ารายอื่นถูกกว่าย่อมเกิดความไม่พึงพอใจต่อตัวลูกค้าที่ได้รับราคาแพงกว่าอย่างแน่นอน

จะกู้คืนหรือเรียกคืน Email ส่งที่ผิดได้มั้ย

ก่อนอื่นเราควรทำความเข้าใจก่อนว่าเมื่อเรากดส่ง Email จากเครื่องเรา Mail Server ที่องค์กรใช้งานอยู่นั้นก็จะได้รับอีเมล์ฉบับนั้นและทำหน้าที่เสมือนเป็นบุรุษไปรษณียนำไปส่งต่อยัง Mail Server ปลายทางซึ่งกระบวนการเหล่านั้นเกิดขึ้นภายในเสี้ยววินาที ซึ่งเมื่อจดหมายไปถึง Mail Server ปลายทางแล้วก็เปรียบเสมือนว่าจดหมายของเราอยู่ในบ้านของผู้รับแล้ว ดังนั้นการที่เราจะไปเอาจดหมายที่อยู่ในบ้านของคนอื่นออกมานั้นทำไม่ได้

มีบางระบบสามารถเรียกคืนได้ ?

จริงๆแล้วมีระบบบางระบบที่สามารถตั้งให้หน่วงเวลาส่งออกไปได้ ซึ่งโดยส่วนใหญ่อาจจะตั้งไว้ 5-10 นาทีเพราะหากนานกว่านี้ก็จะเกิดปัญหา Email Delay (ส่งล่าช้า) และโดยส่วนใหญ่จะไม่ค่อยมีคนเปิดระบบนี้นัก แต่หากเมื่อไหร่ที่หลุดจากเวลาที่หน่วงไว้และได้ปล่อย Email ฉบับนั้นออกไปแล้วจะไม่มีทางเรียกคืนได้เลย ดังอธิบายตามภาพประกอบด้านบน

เราจะป้องกันการส่ง Email ผิดได้อย่างไร ?

แน่นอนว่าปัญหาดังกล่าวต้องป้องกันโดยคน (Human) เท่านั้น ไม่มีระบบใดที่จะสามารถช่วยเหลือได้เนื่องจากระบบไม่มีทางเข้าใจว่า Email ปลายทางนั้นเป็นใครหรือช่วงความคิดนั้นคุณต้องการส่ง Email ให้ใครกันแน่ ดังนั้นผู้เขียนขอแนะนำวิธีการป้องกันแบบง่ายๆ ดังนี้

• ไม่ว่าจะรีบเพียงใดต้อง ตรวจสอบ Email ผู้รับก่อนกดปุ่ม Send Email
• หากมีไฟล์ที่เป็นความลับสูง เช่น ไฟล์เงินเดือน ควรตั้งรหัสผ่านในไฟล์อีกครั้งซึ่งสามารถทได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็น PDF, Excel, Word ซึ่งจะช่วยป้องกันอีกชั้นหนึ่ง

ข้อมูลโดยสรุป

หากคุณเผลอกดส่ง Email ผิดไปหาผู้รับที่ไม่ต้องการหากระบบของท่านมิได้มีการหน่วงเวลาส่งไว้ (ซึ่งโดยส่วนใหญ่มักไม่มี) จะไม่สามารถเรียกคืน Email ฉบับนั้นกลับคืนมาได้ไม่ว่าจะด้วยวิธีการใดๆ เนื่องจาก Email ฉบับนั้นได้วิ่งไปยัง Mail Server ขององค์กรปลายทางแล้ว