หลายๆคน คงเคยได้ยินเกี่ยวกับ ค่า Incoming และ Outgoing email server หลายๆครั้ง เมื่อต้องไปติดตั้ง อีเมล์ธุรกิจ ในโปรแกรม Outlook, Smart Phone, Tablet และ โปรแกรม Client Email ต่างๆ แต่จะมีสักกี่คนที่เข้าใจความหมาย หรือกระบวนการทำงานของมันจริงๆ ในบทความนี้ผู้เขียนจะพยายามอธิบายให้ง่ายที่สุด โดยอาจจะตัดตอนในส่วนที่เป็นคำศัพท์ทางเทคนิค เพื่อให้ผู้อ่านทุกคนสามารถทำความเข้าใจได้ง่าย เพราะปัจจุบัน อีเมล์ ได้เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจไปแล้ว Incoming email server คืออะไร และทำงานอย่างไร ? หากแปลเป็นภาษาง่ายๆ บ้านๆ เลย มันก็ คือ Server ที่มีหน้าที่เก็บข้อมูลอีเมล์ "ขาเข้า" ทั้งหมด ที่ผู้ส่งได้ทำการส่งมา โดยกระบวนการทำงานมันก็ไม่ได้ซับซ้อนอะไรมาก โปรดดูรูปภาพประกอบ

 

หากผู้อ่านเข้าใจการทำงานของ Imcoming Email Server แล้ว การทำงานของ Outgoing email server ก็มีหน้าที่ทำงานกลับกันเท่านั้นเอง โดยสามารถดูภาพประกอบด้านล่างจากภาพประกอบจะอธิบายได้ดังนี้ เมื่ออุปกรณ์คุณส่งอีเมล์ ออกไป 1 ฉบับ เช่น ส่งจาก iPad (โดยค่าทางเทคนิคของ Outgoing mail server ส่วนใหญ่ จะมีค่าเป็น smtp.domain.com , port : 25/587) ผู้เขียนแนะนำว่าควรตั้งเป็น Port: 587 เพราะผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตในประเทศไทยอาจจะมีการ Block Port 25 ทำให้คุณไม่สามารถส่ง Email ออกได้ อุปกรณ์ก็ต้องมีการตั้งว่าจะใช้ Server ใดเป็นตัวส่ง ในที่นี้เรียกว่า Outgoing Mail Server เมื่อ Outgoing Mail Server ได้รับการติดต่อจากอุปกรณ์ของคุณ ว่าคุณต้องการส่ง อีเมล์, Outgoing Mail Server ก็จะมีหน้าที่เอาจดหมายฉบับนี้ส่งไปยังปลายทาง หลังจากนั้น Email Server ปลายทางก็จะได้รับ Email ดังกล่าว ในที่นี้เรียกว่า Receiver Email Server